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帖子主题: [分享]Excel设置技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:54:13 人气:12350   | 楼主 |
[分享]Excel设置技巧
2.6.1 定制菜单命令
你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡（图1），在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。
图1
2.6.2 设置菜单分隔线
Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。
2.6.3 备份自定义工具栏
在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夹中有个Excel10．xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0．xlb文件作*贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。
2.6.4 共享自定义工具栏
如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮（图2），出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。
图2
2.6.5 使用单文档界面快速切换工作簿
Excel 2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（图3），单击“确定”按钮即可。
图3
2.6.6 自定义工具栏按钮
单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。
1.使用“命名”改变工具按钮的名称;
2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上;
3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编辑器，对按钮图标进行编辑;
4.“更改按钮图像”允许你在42个按钮图标中选择以改变按钮的图标;
5.使用“分配超级链接”为按钮指定宏或超级链接。因此，你可以建立一个能够激活浏览器并载入一个网页的按钮;
6.“指定宏”允许你指定一个当按下按钮时执行的宏。
2.6.7 快速移动、删除和复制工具栏按钮
通常，从工具栏中删除一个按钮的方法为:指向要删除的按钮，然后在拖离工具栏时按着Alt键，当指针显示为一个带有X的工具图标时释放鼠标以删除这一项。如果你单击“工具→自定义”命令，打开了“自定义”对话框，就可以直接从菜单栏中拖动按钮而删除任何按钮或菜单项。使用相同的拖放技术可以移动按钮和菜单项。当“自定义”对话框可见时，按下Ctrl键并拖动任何按钮，便可以创建一个副本。另外，同时按下Ctrl和Alt键，并拖动按钮或菜单项可以创建一个副本。
2.6.8 自动备份工作簿
以下的方法，让你的Excel能自动备份工作簿。
1.启动Excel，并新建一个工作簿;
2.单击“文件→另存为”命令，弹出“另存为”对话框;
3.在“另存为”对话框中，单击“工具→常规选项”命令，系统弹出“保存选项“对话框（图4），选中“生成备份文件”复选框，单击“确定”按钮;
图4
4.在“文件名”框中输入文件名，在此我们键入“book”，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”，然后选择保存路径为“C:\Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel＼XLSTART”;
5.单击“保存”按钮，如果模板已存在，系统会弹出一个对话框，询问是否替换原文件，单击“是”按钮，则以新文件替换原文件。
此后，在你启动Excel后，无论你是单击常用工具栏中的“新建”按钮，还是在“文件”菜单的“新建”对话框中选择工作簿模板，新建工作簿，在每次保存工作簿时，Excel都会以备份副本的形式复制工作簿的前一版，并以XLK为扩展名与源文件保存在同一个文件夹中，而且在你再次打开并编辑这些工作簿时也不例外。这样，我们就达到了让Excel自动备份工作簿的目的。
2.6.9 查看Excel文件类型详细信息
在“资源管理器”中使用“详细资料”视图查看Excel文件时，在详细消息列表中的“类型”栏上往往看到“Microsoft Excel……”，但无法区分Excel文件类型(工作表、模板、工作区、加载宏、图表以及备份文件等等)，除非你将“类型”栏展开到不合理的宽度。下面就介绍一个好方法，使“类型”栏不显示开头无用的“Microsoft”，就可以看得见文件类型和扩展名:在“资源管理器”中选择“工具→文件夹选项”，单击“文件类型”选项卡，在“已注册的文件类型”列表中滚动找到“Microsoft Excel”块，选择一个文件类型如“Microsoft Excel工作表”，单击“编辑”按钮，在“编辑文件类型”对话框的“类型说明”框中删除不必要的“Microsoft”，并选中“始终显示扩展名”。为其它Excel文件类型重复这个过程，以后当你在“资源管理器”中使用“详细资料”视图查看Excel文件时，就看到真正有用的Excel文件类型详细信息。
2.6.10 自制快捷按钮
在Excel中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式→单元格→对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用。
右击工具栏任一处，选择“自定义”;选择“命令”标签，类别“格式”;在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置; 关闭“自定义”窗口就可以使用了。其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。
注意:在Excel 2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。
2.6.11 自定义工具栏
打开Excel，单击“视图→工具栏→自定义”，打开工具栏的自定义窗口。在“工具栏”属性选项中点击“新建”，输入你喜欢的名称，点击“确定”。这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。接着，把常用工具栏上的“保存”按钮拖到你刚才新建的工具栏(注意:拖动的时候要按住Ctrl键，否则常用工具栏上的“保存”按钮会消失)。这时，你可以在刚才拖过来的“保存”按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击“编辑按钮图像”，就可以加上自己喜欢的按钮图标。你还可以进入“更改按钮图像”，选择自己喜欢的按钮图标。你还可以点击“重命名”来把此按钮改名。然后，按住Ctrl键拖到自己的工具栏，最后隐藏其他工具栏。至此，一个完全按照你自己意愿设计的工具栏制作完成了。
2.6.12 在Excel工具栏中添加一个计算器
你可以在Excel的工具栏上添加一个计算器。操作方法如下:
单击“视图→工具栏→自定义”，打开工具栏的自定义窗口，点击“命令”选项卡， 在“类别”列表中，点击“工具”，在“命令”列表中，点击“自定义”（灰色计算器图标），将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标），点击“关闭”。 现在，点击刚刚添加的按钮，Excel将启动计算器。
2.6.13 显示该字体的实际外观
除了少数常用的字体外，大多数用户对多数字体(如方正舒体、方正姚体、华文新魏、华文琥珀等)都没什么印象。Excel 2002改变了这种状态，可以实现字体的所见即所得。如果你的Excel“字体”列表没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→自定义”，打开其中的“选项”（图5），将“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框选中即可。
图5
2.6.14 设置数据有效性检查
Excel 2002可以对单元格内的数据类型进行限制。方法是:选定单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中单击“设置”选项卡（图6），在“允许”下拉列表中选择数据类型，有任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度等类型，当然你还可以通过“自定义”指定公式。如果允许单元格数据为空，则应选中“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。数据有效性检查设置结束后，一旦输入了数据范围以外的数据，Excel就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮可修改输入的数据，单击“取消”按钮可清除输入的数据。如果以后你想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只需单击“全部清除”按钮即可。
图6
2.6.15 自动调整选定区域的显示比例
使用“常用”工具栏上的“显示比例”按钮，可以改变工作表视图的显示比例。有两点值得你注意:
(1)如果你选取了39％或者比这个数字更低的显示比例的话，工作表中网格线就会消失。
(2)单击“100％”旁边的箭头，在下拉列表底部你可以看到“选定区域”项，这是“显示比例”中最有用的选项。你选定某个区域后，单击“显示比例”下拉列表底部的“选定区域”项，Excel会自动调整选定区域的显示比例，以最适当的比例显示在当前的编辑窗口中。此后，要想返回到正常的视图状态，只需再次单击“显示比例”按钮，并从下拉列表中选择“100％”即可。
2.6.16 给“绘图”工具栏添加工具按钮
假如要在“绘图”工具栏上添加一个“矩形标注”按钮，可按如下方法进行:在“绘图”工具栏中单击“自选图形”按钮，选择“标注”，单击并拖动水平“标注”列表顶部的“脱离”线，将得到一个自由浮动的“标注”工具栏（图7），按住Alt键的同时拖动浮动工具栏中的矩形标注号到“绘图”工具栏上。
2.6.17 创建自定义词典
Excel提供有一本CUSTOM词典，在进行拼写检查时，系统依据的是内置词典中已有的词汇，它足以应付通常遇到的各种英语词汇。但是如果你要输入很多的专业词汇或缩写，那么这本CUSTOM词典就不够用了。这时就需要创建一本适合自己需要的词典，该词典中仅包括CUSTOM词典中没有的词汇，也就是自己添加的词。这样在以后的工作中就可以根据自定义词典中的词汇对输入的专业词汇或缩写进行检查。创建自定义词典时，首先需要启动拼写检查器。当Excel检查到一个CUSTOM词典中没有的词时，将显示“拼写检查”对话框，表示该词不在词典中。这时可在“将词添至”编辑框中输入要创建的自定义词典的名字，然后单击“添加”按钮。在创建了自定义词典后，如果要把新的词汇添加到该词典中，应该先从“将词添至”下拉列表中选择该词典名称，然后单击“添加”按钮。如果要在“拼写检查”中使用自定义的词典而不是系统默认的CUSTOM词典，应先从“将词添至”下拉列表中选择该词典名称，然后重新启动拼写检查器即可。
2.6.18 快速调整表格列宽、行高
在编辑表格时，有时因为每一行及每一列中要输入的数字和文字有差别，不得不用手工调整列宽、行高。一般情况都是用鼠标进行拉动，操作不方便，效率又不高。
解决方法:鼠标右键单击工具条，单击“自定义”，在接着出现的界面中选“命令”标签页，选择左边框中的“格式”，再用鼠标拉动右边框中的滚动条，找到“列宽”、“行高”这两个小按钮（图8），分别用鼠标将它们拖曳到工具条上。然后，选中要调整的行或列，选相应的按钮直接将宽度或高度填入再按“确定”即成。
图8
2.6.19 在单元格中显示公式
在特定的情况下，在工作表的单元格中显示公式，具有比显示数值更加有利于快速输入数据的实际应用价值。此时可以使用鼠标左键单击“工具→选项”命令，然后在“选项”对话框中选择“视图”卡（图9），接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”之后，即可在工作表内使用每个单元格中设置的公式，从而方便修改和输入新的公式。完成工作表中数据的输入之后，最后再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
图9
2.6.20 保存视图设置
Excel的视图是指显示和打印设置，我们可以为其命名并应用于工作表，同一工作表可以拥有不同的视图。当你完成当前工作表的显示和打印设置后，单击“视图→视图管理器”，在“视图管理器”对话框中单击“添加”按钮，出现“添加视图”对话框（图10），在“名称”中输入视图的名称，在“视图包括”中选择所需的选项，单击“确定”。这样，当前的显示和打印设置就被保存下来了。以后需要按保存过的显示方式显示时，只需单击“视图→视图管理器”，在“视图”框中单击所需的视图名称，再单击“显示”即可（图11）。
图10 图11
2.6.21 取消加载宏
大多数的加载宏文件可以通过单击“文件→打开”命令来打开。但是，当一个加载宏被打开后，你就不能通过选择“文件→关闭”命令来关闭它。取消加载宏的唯一方法是重新启动Excel或者另外编写一个宏来关闭加载宏。
2.6.22 设置启动文件夹和默认字体
在Excel中你可以选择“工具→选项→常规”来设置启动文件夹和默认字体，当然，你也可以通过修改注册表来定义启动文件夹和默认字体。具体方法为:
1.关闭Excel，打开注册表编辑器;
2.打开HKEY-CURRENTUSER＼Software＼Microsoft＼Office＼10.0＼Excel＼Options，双击右侧窗口中的“AltStartup”，将数值设为指定的路径。如果窗口中没有该值，可新建一个字符串值。注意，输入的路径一定要正确，否则Excel会打开一大堆不能识别的文件。新建一个字符串值，命名为“Font”，将数值设为“宋体，10”，当然也可输入其他字体和字号;
3.关闭注册表编辑器，重新启动Excel即可。
2.6.23 自定义小数位数
Excel自动功能非常强大，但四舍五入功能有时会影响我们制表数据的精确性。要想解决此问题，方法其实很简单:选定需要精确值的行或列，用鼠标单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中单击“数字”选项卡中的“自定义”项，然后选中你需要的精确度即可（图12）。
图12
2.6.24 去掉默认的表格线
打开Excel时，我们可以看到许多表格，这是系统默认的网格线，如果想去掉它，可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“视图”，取消选择“网格线”选项（图13）。
2.6.25 自定义菜单
如果对Excel默认的菜单不满意，可以自己定义，方法是:
单击“工具→自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在该对话框中选中“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表中选中需要添加的菜单类别，其中既有常见的“文件”、“编辑”等菜单，也有不常见的如“控件工具箱”、“窗体”等项，如果觉得已有类别中没有包含需用的选项，可以在右侧“命令”列表中选择相应的命令，然后将其拖至相应的类别菜单下即可，而且这些“命令”可以交叉添加到不同的菜单中。
2.6.26 建立新菜单
如果你想在Excel中建立一个新菜单，把自己常用的命令都集中这个菜单中以便操作，可以进行以下操作:
单击“工具→自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在该对话框中选中“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表中找到“新菜单”项（图14），然后将右侧“命令”列表框中的“新菜单”项用鼠标拖至菜单位置，然后按照上面的方法向新菜单中添加新的菜单项。这个“新菜单”所包含的项目可以是其它菜单中的任意命令项。
图14
2.6.27 删除菜单
删除菜单包括删除菜单和菜单项两种，其操作的方法是相同的，不同的只是选中的是菜单和菜单项之分。首先应单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，保证“自定义”对话框在打开状态，然后用鼠标拖动菜单到新位置或将菜单项拖到菜单外。
2.6.28 更改菜单名称及按钮提示
当你将鼠标移到工具栏的按钮上，立即会出现关于这个按钮的提示文字，如果你想改变提示文字内容或菜单的名称可以进行以下操作:单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，然后鼠标右击需要改名的菜单或按钮，在弹出的快捷菜单中选择“命名”项（图15），添入一个新名字即可。
图15
2.6.29 添加工具按钮
在Excel 2002中可以添加的工具按钮有两种，一种是常用工具按钮，另一种是非常用工具按钮。对于常用工具按钮，可以单击标准工具栏右侧的下拉菜单，在下拉项选中已添加的按钮，或者单击“添加或删除按钮”命令项，在弹出的按钮菜单中选中需要的选项即可;而对于那些非标准桉钮，则需按下面的方法进行添加。单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，选择好“类别”后，再将“命令”中的命令项作为按钮拖到工具栏即可。
2.6.30 增加工作表数目
在新建的工作簿中已经存在一定数量的新的工作表，你可以自己更改这个默认的数目。单击“工具→选项”命令，再单击“常规”选项卡。在“新工作簿内的工作表数”编辑列表框中，键入所需的工作表数目即可(图16)。若已打开工作簿，可用插入法取得，单击“插入→工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。
2.6.31 自动保存文件
你是否想过让Excel自动保存你的电子数据表，以防丢失工作成果呢?Excel 2002包含定时自动保存工作簿的特性，但该特性在默认情况下没有安装。以下就是安装和使用自动保存加载宏的操作方法:
首先需要将加载宏添加到工具菜单中，单击“工具”菜单中的“加载宏”，在当前加载宏列表中选择“自动保存”复选框，然后单击“确定”。
要想配置和使用自动保存特性，请单击“工具”菜单中的“自动保存”，选择“自动保存所有”复选框，在分钟框中输入保存工作簿的间隔时间，选择需要的其他选项，然后按下“确定”。
注意:如果没有可用的自动保存加载宏，你需要安装它。
2.6.32 显示完整菜单
Excel新的选单结构(个性化菜单和工具栏)在提高工作效率和增强紧凑性方面有了很大改进，各选单中简捷的列表使新用户不会被其强大的功能所吓跑。如果需要的选项没有出现在短菜单中，用以下3种方法中的任何一种可以显示完整的菜单:
1.单击短菜单底部的双V型字符;
2.一直打开着短菜单超过3秒钟，不用进行任何选择;
3.双击菜单可以立即出现完整菜单;
4.单击“工具→自定义”命令，在打开的对话框中选择“选项”标签，选中其中的“始终显示整个菜单”选项（图17），Excel就不会再折叠菜单。单击某个菜单，所有的命令就会出现在下拉列表中。
图17
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