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帖子主题: [分享]Outlook2002使用技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:46:18 人气:14304   | 楼主 |
[分享]Outlook2002使用技巧
3.1 制作电子名片
每次在E-mail中写自己的联系方式是非常麻烦的事情。在Microsoft Outlook中可以给自己做一个名片放在信件后面作为电子邮件签名用。这样你发送的每一个电子邮件消息中包含你的业务联系信息。而且对方收到了你的电子名片并且想把其中包含的信息保存起来也很简单，双击它就可以做到这一点，而且它将你的电子名片打开为一个联系人条目，轻松地让别人把你的联系信息保存到文件中。
制作方法:单击“工具→选项”命令，然后点击“邮件格式”标签，在签名下面点击“签名”（图1），然后点击“新建”，选择你想要的选项，然后点击“下一步”，在“电子名片选项”下面，从列表中点击“电子名片”或者点击“联系人的新电子名片”（图2） 。
图1 图2
3.2 在Outlook日历中显示两个时区
如果某个会议的与会者来自不同的时区，则同时查看多个时区的功能将极大地简化安排会议的工作。
在Outlook日历中添加另一个时区的方法是:单击“工具→选项”命令，然后点击“首选参数”选项卡，点击“日历选项”按钮，点击“时区”，选中“显示附加时区”选框，在标签框中键入一个描述信息，从时区下拉菜单中选择需要添加的时区即可（图3）。
图3
现在，再安排普通会议或会议呼叫时，就可以确保选择了合适的时间了。
注意:通过点击时区对话框中的交换时区按钮，你可以从当前时区快速切换至另一个时区。这将影响到Outlook及其他Microsoft Windows程序中的所有时间显示。
3.3 使用类别整理Outlook联系人
你可以使用Outlook中的类别特性来整理自己的联系人列表。例如，你可以将联系人分为家庭、朋友和商务等多个类别。操作如下:
选中想要分配至某类别的联系人，要想选择多个联系人，点击第一个联系人，然后按住Ctrl键并选择其他联系人即可。点击“编辑→类别”，在类别对话框中（图4），选择所需类别旁的选框，如果没有所需的类别，你可以向主类别列表中添加新的类别。只需在“项目属于这些类别”框中键入新类别的名称，然后点击“添加至列表”即可。以后你就可以按类别快速查看联系人，选择“视图”菜单中的“当前视图”，然后点击“按类别”即可。
图4
3.4 在Outlook中浏览Web站点
如果你经常访问某个网站，你可以将其指定为某Outlook文件夹的主页，从而方便地在Outlook中访问该网站。你可以为该站点创建一个新文件夹，或者为现有的文件夹指定一个主页。为文件夹指定主页的方法是:
鼠标右击需要分配主页的文件夹，在快捷菜单中点击“属性”，然后点击“主页”选项卡（图5），在地址框中键入希望作为该文件夹主页的Web页的地址，或者点击“浏览”从列表中进行选择。如果你希望每次点击该文件夹时都能看到该Web页，则选中“显示该文件夹的默认主页”选框，现在，当你选择该文件夹时，该Web页的内容将显示在Outlook窗口中。你也可以在Outlook面板上添加该Web页的快捷方式。只需单击“文件→新建→Outlook面板快捷方式”命令即可。
图5
注意:如果没有选中显示该文件夹的默认主页选项，你可以点击该文件夹，然后点击视图菜单中的显示文件夹主页命令来查看该文件夹的主页。
3.5 同时查看收件箱和日历
工作时，经常会用到Outlook收件箱和日历。为了省去来回切换的烦恼，我们可以将收件箱和日历并排放在屏幕上。操作是:
退出所有程序，点击打开文件夹列表中的“收件箱”，如果未显示文件夹列表，请点击视图菜单中的文件夹列表。鼠标右击文件夹列表中的“日历”，然后点击快捷菜单中的“在新窗口中打开”命令，鼠标右击Windows任务栏的空白区域，然后点击快捷菜单中的“纵向平铺窗口”，或者手动调节日历和收件箱的大小，以便在屏幕上并排放置它们。现在你就可以方便地查看它们了。当你结束一天的工作时，点击“文件”菜单中的“退出”命令退出Outlook，这样的话，你的设置也被保存下来了，当你下次启动Outlook时，这两个窗口将自动并排放置。
3.6 使用AutoDate功能简化日期的输入
当你在Outlook中设置某任务或后续标志的到期日期时，通常可以采用两种方法在日期字段中输入日期:直接键入日期（按照Outlook所需的格式键入日期），或从弹出式日历中选择日期。但这里还有另外一种更为简单的方法:在Outlook中，你可以输入某日期的描述信息，Outlook将自动把该描述信息转换成数字格式。例如，当你在日期域中键入“从今天开始一周”时，Outlook将显示代表该日期的年月日数字。
你还可以使用以下格式输入日期:
March 12th
April twenty-fifth
Second of Nov.
你可以使用代表日期的一些缩写，例如用“Mon”代表星期一，用“Aug”代表8月。你甚至可以键入某个节日的名称，例如圣诞节。
3.7 将某邮件的地址快速设置为多个联系人
在Outlook中，将某邮件地址设置为多个收件人的操作可能涉及到许多步骤:首先必须创建一个新邮件，然后打开你的地址簿，最后将收件人逐个添加到收件人栏中。
试试以下的快捷方法吧:点击联系人，点击该邮件的第一个收件人，按住Ctrl键，然后点击其他收件人，将所选的联系人拖到Outlook快捷方式栏（或文件夹列表）的收件箱中，一个新邮件将出现，收件人栏中的收件人就是刚才所选的联系人。即使只需向一个联系人发送邮件，该方法也同样适用。
注意:你也可以在选择联系人后点击动作菜单中的致联系人的新邮件，效果与上相同。
3.8 将电子邮件发件人添加为联系人
如果你需要向Outlook联系人列表中添加新联系人，以下拖放技巧将帮你节省很多时间。
将发件人添加为联系人的电子邮件从收件箱拖到Outlook快捷方式栏（或文件夹列表）的联系人按钮上，编辑或添加所需的联系人信息，然后点击“保存”并关闭。
3.9 按发件人组织Outlook邮件
要想快速而方便地按发件人组织Outlook收件箱中的邮件，只需用鼠标指向“视图”菜单中的“当前视图”，然后单击子菜单中的“按发件人”命令。现在，邮件的显示将按发件人排列。
3.10 推迟某Outlook邮件的发送
如果你需要定期发送一些信息，以下就是一个可行的方法:在Outlook中创建一个新邮件，单击“文件”菜单中的“属性”，单击“常规”选项卡中的“发送”选项，单击Microsoft Exchange Server选项卡。在发送该项字段中选择发送间隔并键入一个数字，然后从下拉菜单中选择时间间隔单位，例如想要在两天内发送该邮件，键入2并从下拉列表中选择天，单击确定两次，单击“发送”，将该邮件放在发件箱中以待处理。
注意:该方法仅在使用企业工作组/其他选项安装Outlook时适用。要想判断你的安装类型，请单击帮助菜单中的关于Microsoft Outlook。如果是企业工作组安装，你将在关于Microsoft Outlook对话框中看到“企业”字样。
3.11 更改Outlook中的日历显示方式
你可以使用鼠标来定制Outlook日历视图中天/周/月显示的天数。与在标准视图（天/工作周/周/月）显示日历不同的是，你可以使用鼠标同时显示2天或20天。更改日历显示的操作方法:单击日历图标，如果当前视图不是天/周/月视图，你可以选择“视图”菜单中的“当前视图”，然后单击天/周/月，在日期导航器中（约会区域旁边的小日历），拖动鼠标选择希望显示的日期。
3.12 恢复Outlook中已删除的邮件
是否曾经出现过这样的情形:你已经删除了“已删除的邮件文件夹”中的邮件，然后你又想恢复这些邮件?在多数情况下，你都可以使用Outlook恢复这些邮件。恢复已删除邮件的操作方法:
单击文件夹列表中的“已删除的邮件”文件夹，单击“工具”菜单中的“恢复已删除的邮件”命令，单击需要恢复的邮件。如果想选择多个邮件，先点击第一个邮件，并在点击其他邮件时按住Ctrl键，单击恢复所选邮件按钮，刚才选中的邮件将返回已删除的邮件文件夹中，然后你就可以把它们移到其他文件夹中了。但是，如果系统管理员限定了已删除邮件在服务器上保留的时间，这些邮件可能不能恢复。此外，如果你使用的是Microsoft Exchange Server 5.5或更新的版本，你的管理员必须启用该特性。
注意:该方法仅在使用企业工作组/其他选项安装Outlook时适用。
3.13 使用FrontPage创建Outlook邮件签名
你可以使用FrontPage或其他默认Html编辑器设计你自己的Outlook邮件签名。使用Html创建邮件签名的操作方法:
单击Outlook“工具”菜单中的“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡，在邮件格式栏中，在“以该邮件格式撰写”下拉菜单中选择“Html”，然后单击“签名”按钮，在签名对话框中单击“新建”按钮，在输入新签名的名称框中输入一个名称，在选择创建签名的方法栏中选择“由空白签名开始”（图6），然后单击“下一步”，单击“高级编辑”按钮，Outlook将运行FrontPage或其他默认Html编辑器，你可以利用Html编辑器中的各种特性来创建属于自己的签名。你可以嵌入图片、添加超级链接，甚至可以使用DHtml让你的签名动起来。在创建好签名后，保存所做的改动并退出FrontPage，单击“确定”两次。
3.14 快速创建新邮件
以下是在Outlook中快速创建新邮件的方法:鼠标双击收件箱的空白区域，Outlook将自动打开一个新邮件。
注意:这一技巧同样适用于联系人、任务和便笺文件夹的空白区域。
3.15 在Outlook的收件人、抄送和密件抄送字段之间拖动地址
当你在Outlook中写邮件或回复邮件时，通过在收件人、抄送和密件抄送字段之间拖动电子邮件地址，你可以方便地重新排列收件人的名字。只需选择需要移动的名字并将其拖到目标字段中即可。
注意:如果收件人、抄送和密件抄送字段中有错误的分号，可以按下“Alt+K”删除它们。
3.16 赋予电子邮件新的外观
如果你在Outlook中将Html用作新的消息格式，可以使用信纸更改邮件中使用的背景和字体，方法是:
首先，确信你将Html作为默认的消息格式。单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡，在以该邮件格式发送字段中选择Html，单击“确定”。 现在，如果你需要赋予电子邮件一个定制的外观，可以进行以下操作:单击收件箱，鼠标指向“动作”菜单中的“新邮件使用”，然后单击“其他信纸”，在选择信纸对话框中（图7）选择你喜欢的信纸并单击“确定”。
图7
3.17 利用Outlook中的联系人创建一个会议请求
利用一个Outlook联系人或分配表成员快速安排一次会议的方法是:打开联系人文件夹，将一个联系人或分配表拖放到Outlook快捷方式栏的日历图标上，这一操作将自动创建一个地址为该人或组的新会议请求，输入会议的开始和结束时间，选择所需的选项，然后单击“发送”。
注意:你还可以将联系人拖放到收件箱中，以创建地址为该联系人的新邮件，或者将其拖放到任务文件夹中，为其分配一个任务。
3.18 将Outlook联系人转发给其他人
以下是将联系人文件夹中的联系人发送给同事或朋友的快速方式:
在联系人文件夹中，鼠标右击需要发送的联系人，然后从快捷菜单中选择“转发”，Outlook将自动创建一个邮件，刚才选中的联系人将作为该邮件的附件，输入收件人的地址，然后填写你需要的信息，单击“发送”。当电子邮件消息到达时，收件人只需将附件中的联系人拖放到Outlook快捷方式栏的联系人图标上，该联系人即被添加到收件人的联系人列表中。
3.19 跟踪发送的电子邮件
利用Outlook中的“已读”回执特性，你可以跟踪某人是否已阅读你发送的邮件，或者跟踪阅读的时间。因此，你再也不会发出“他是否阅读了我的邮件”之类的疑问。以下就是具体的操作方法:
在发送邮件之前，单击工具栏中的“选项”按钮，选择“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框（图8），单击“关闭”。
图8
自动跟踪你发送的全部电子邮件:单击工具栏中的“选项”按钮，选择“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”复选框，单击“关闭”。
现在只要收件人打开你发送的电子邮件，Outlook将自动发回一个消息，通知你该邮件已被阅读。如果收件人没有阅读就删除了该邮件，你也会得到相应的通知。
注意:如果电子邮件服务器不支持该特性，你将不能跟踪到该邮件是否被阅读。Microsoft Exchange Server提供了完全的消息跟踪功能。
3.20 查看需要回执的邮件
如果希望知道人们是否在发给自己的电子邮件上请求了“已读”回执，通过自定义Outlook收件箱就可以了解哪些邮件粘贴了“已读”回执:
打开Outlook收件箱，鼠标指向“视图”菜单的“工具栏”并单击“高级”，显示出高级工具栏。单击高级工具栏上的“字段选择器”，在字段选择器下拉框中选择“所有‘邮件’字段”（图9），向下滚动，直至看到需要回执。单击需要回执并将其拖放到收件箱的列标题上，双红色箭头指示松开鼠标后的放置位置，关闭字段选择器。现在你将在收件箱里看到一个标记为需要回执的新列，如果邮件带有“已读”回执请求，该列将显示为“是”，否则的话则显示为“否”。
图9
3.21 快速添加联系人
在收到一个电子邮件后，如果你想将发件人加到Outlook联系人列表中，以下就是完成该操作的快速方法:
打开需要将该邮件发件人添加到联系人列表的的电子邮件，在发件人框中，鼠标右击需要添加为联系人的发件人名字，然后单击快捷方式菜单上的“添加到联系人”，该操作将利用该发件人的名字和电子邮件地址创建一个新联系人。你还可以添加关于该人的任意其他信息，如电话或传真号码，然后将其保存到联系人文件夹中以便于访问。
3.22 在不打开Outlook的情况下发送Office文档
鼠标指向“文件”菜单中的“发送”，然后单击“邮件收件人”（以附件形式），填写收件人、主题和消息框并单击“发送”，如果你使用的是Word，单击标准工具栏上的“电子邮件”，在收件人和抄送框中输入由分号分隔的收件人姓名。在默认情况下，文档名将显示于主题框中。如果需要，你还可以重新输入主题名，单击“发送副本”。
这一技巧相当实用，你无需启动Outlook，就可创建新邮件并在硬盘上浏览所需的附件。
3.23 自动删除带病毒的邮件
Outlook规则向导在“爱虫”（I LOVE YOU）病毒到处肆虐时帮了我的大忙。当我收到主题中包括“ILOVEYOU”，“I LOVE YOU”和“FWD:JOKE”这样的字眼的E-mail时，规则向导会自动将其删除。现在，我再也不用担心这些附带病毒的E-mail阻塞我的信箱了，我也不会不小心无意中打开它。
利用规则向导自动删除主题为“ILOVEYOU”的“爱虫”病毒E-mail的操作是:
单击收件箱，在“工具”菜单中单击“规则向导→新建”按钮（图10），点击“删除会话→下一步”按钮，选中“主题中包含特定词语”，在下面的文本区内，单击蓝色、带有下划线的“特定词语”，你可以指定哪些词需要Outlook注意检查。例如，在添加文本框内，键入I LOVE YOU，然后单击“添加”（图11）。对于其他需要检查的词重复上述操作。完成后，单击“确定”，然后单击下一步，选择“删除它”，单击“完成”。要将此规则用于你的收件箱中的E-mail，在选择要运行的规则中，选择你刚创建的规则旁边的复选框，然后单击立即运行。你的收件箱中所有主题为“I LOVE YOU”的邮件都将被删除。完成后，单击“确定”。
图10 图11
3.24 信件发出去后再收回
你是否曾经发送了一封E-mail，然后又想收回呢?如果你使用Microsoft Exchange Server作为你的E-mail服务器，而接收方使用Outlook，那么你可以在接收人读信前将信收回。操作如下:
打开已发送邮件文件夹，双击你想收回的信件，打开它，在“动作”菜单中，单击“撤回该邮件”命令，弹出一个窗口（图12），若要收回信件，选择“删除该邮件的未读副本”选项;若要用另一封信件代替，选择“删除未读副本并用新邮件替换”，单击“确定”，然后键入新的信件。若想对于每一位接收者信件收回或代替成功时进行通知，请选择“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”复选框，单击“确定”。
3.25 使用Outlook记录长途电话
有时我们需要记录长途电话，以便向客户开出这些长途电话的费用账单。Outlook日记中的电话特性是收集此类信息的最佳方式。
要想在日记中记录自己的电话:
在“联系人文件夹”中用鼠标双击将要通过电话呼叫的联系人，单击“动作”菜单中的“联系人的新日记条目”，打开“日记条目”窗口（图13）。在开始电话呼叫时，单击“启动计时器”按钮。在电话交谈的过程中，你可以使用日记条目中提供的空间来记录，在完成该操作后，单击“暂停计时器”按钮并保存该条目。现在，在计算电话账目时，只需打印出日记中的电话列表，或者将电话列表复制并粘贴到一个Office文档中即可。
图13
要想查看日记中的所有电话呼叫，可以进行下述操作:
在“日记文件夹”中，单击“视图→当前视图→电话”命令。
注意:在Outlook中，你还可以使用新的联系人活动跟踪特性获取与某联系人相关的所有电话、电子邮件或会议列表。
要想查看与某联系人相关的所有日记项，可以进行下述操作:
打开想要查看的联系人，单击“活动”选项卡，在“显示”列表中单击“日记”（图14）。
3.26 在Outlook日历中安排电子邮件回复
如果你在Outlook中收到一个电子邮件消息，并且你没有时间立即回复该邮件，你可以方便地将其添加到日历中，并安排一个时间来回复该邮件。
要想使一个电子邮件消息变成日历上的项目，首先将该邮件从收件箱拖放到Outlook栏上的日历图标或日历文件夹中，这一操作将创建一个新的约会。输入该邮件的回复日期和时间，指定你需要的任意其他选项（邮件的正文将自动添加到约会），单击“保存”并“关闭”，将该约会添加到日历中。在到达该邮件的回复时间时，Outlook将自动通知你。
注意:你可以在所有Outlook文件夹之间拖动项目，这些文件夹包括收件箱、任务、日历、联系人及便笺等。欲获取更多选项，请在拖动时右击鼠标。
3.27 快速查找联系人
在查找Outlook联系人时，如果你不记得该联系人的姓氏，或者你只记得该联系人的电子邮件地址，但忘记了他的姓名，应该怎么办呢?可以使用常用工具栏上的查找联系人框快速定位联系人，而无需打开你的联系人文件夹。
在常用工具栏的“查找联系人”框中输入需要查找的联系人名称，你可以输入姓名的一部分，如“张”，姓或名，或者电子邮件地址。要想快速打开以前搜索的联系人，单击查找联系人箭头并选择一个名称。
3.28 群发邮件（微软Office技巧大赛获奖作品）
在Outlook“联系人”中选定所需收件人，从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令，在打开的对话框中选择适当的选项后单击“确定”（图15）。在出现的Word文档中输入邮件内容，从“邮件合并”工具栏中选择“合并到电子邮件”，再按“确定”。Outlook就会把你所想要发的文档发送出去了。
3.29 送你一个外出“小秘书”（微软Office技巧大赛获奖作品）
在Outlook中单击“工具”菜单中的“外出时的助理程序”项。在对话框中点选“我目前外出”选项后，点下方的“添加规则”。在“编辑规则”对话框中设置规则。如:选择执行下列操作中的“答复”选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。
此功能属于Outlook服务器端的邮件规则，需要Exchanger Sever的支持。否则根本无法找到该菜单命令。
3.30 Outlook时间的自然语言支持
在Outlook的约会、任务和会议要求等窗体中，都有时间/日期等，一般情况下我们直接输入日期或者选择日期。其实还有一种高级用法:只要输入表示日期的词语就可以获得对应的日期。这些表示日期/时间的词语主要有:
1.表示日期的常见词，如:现在、Today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大后天等，中英文均可;
2.数字:代表当月的日期，注意不要超过31，数字或中英文大小写均可;
3.节假日:如国庆节，元旦，建军节、 圣诞节等;
4.星期:如星期五、礼拜一等;
5.表示日期的复杂短语，如今天+20天、7.1+10day, 2 days later等。
这是一种人性化设计，在计划若干天后的工作时，该方法比从日历中选择日期更为方便。
3.31 加密Outlook个人文件夹（微软Office技巧大赛获奖作品）
单击“文件→数据文件管理”命令，打开对话框（图16），单击需要的 .pst 文件和“设置”，在打开的窗口中单击“更改密码”并在框中输入旧密码和新密码，一般最初密码为空， 单击“确定”（图17）。
Outlook个人文件夹包含了在Outlook中可以查看的所有信息，或者是这些信息的备份，因此，加密管理是一个好方法，不过千万不要忘记密码，否则就再也无法打开它了。
3.32 快速检索邮件（微软Office技巧大赛获奖作品）
在使用Outlook时经常要对符合某些条件的邮件进行检索，但如果每次都重新设置搜索条件操作起来比较麻烦，可以按照下面的方法实现快速检索邮件。
启动Outlook后单击“工具→高级查找”命令，在高级查找对话框中填入具体检索条件，单击“文件→保存搜索条件”命令，选择路径、填入文件名并“确定”，设置完成。今后你可以在不需要启动Outlook的情况下直接双击刚才保存的检索文件，程序会自动搜索出你需要的邮件，非常方便。
3.33 过滤电子邮件（微软Office技巧大赛获奖作品）
如果你不想收到某人的电子邮件，可以在Outlook中这样操作:单击“工具→规则向导”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，新建一个规则，依次选择“删除会话”，单击“特定词语”填入要阻止的E-mail地址，单击“添加”，然后“确定”，选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”和“启用此规则”，这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。
3.34 拒绝未知来源的邮件
想把陌生人发来的邮件挡在收件箱之外吗?你可以设置规则把未知来源的邮件移到一个单独的文件夹中，闲遐时在那里对它们进行归类。
1.首先，在你的收件箱中创建一个新文件夹以保存从未知地址来的任意邮件。
2.在文件夹列表中，右键单击收件箱，并单击“新文件夹”，如果你的文件夹列表不可见，请在视图菜单中单击文件夹列表，为新文件夹键入名字，然后单击确定。
3.单击“工具→规则向导”，在打开的窗口中单击“新建→从空白规则开始→邮件到达时检查→下一步”;在想要检测何种条件框中，选中仅在本机复选框，单击下一步;在如何处理该邮件框中，单击将它移动到指定文件夹中复选框;在规则说明框中，单击“指定”并选择你创建的文件夹后确定，单击下一步;在添加例外规则框中，选中“发件人不位于已指定通讯簿除外”复选框，在规则说明框中，单击“已指定”，在添加通讯簿对话框中，选择Outlook通讯簿，单击“添加→下一步”;键入规则的名字，单击“完成”，最后“确定”。
3.35 除去Outlook中占用空间的文件
在整理邮箱时，多数人都很厌烦查找并删除那些占据了大部分空间的邮件，例如带有大的附件的那些邮件。这里有一个把藏在你的Outlook文件夹中的空间偷窃者暴露出来的快捷路径。
若要在Outlook中创建自定义的查找文件，方法如下:
单击“工具→高级查找”命令，在高级查找对话框中单击“其它选择”选项卡，在查找框中，单击“邮件”，在“大小”列表中，单击“大于”，然后键入一个数字，例如500(对那些不少于500KB的文件)，选择想要的其它选项，然后单击“开始查找”按钮。
当查找完成时，你可把它存储为一个快捷方式。方法如下:在高级查找对话框的“文件”菜单中，单击“保存搜索条件”并把它保存在你容易找到的某个地方，如桌面上。如果你下次想运行这个查找，只要双击该快捷方式即可。
3.36 给日历添加颜色
在Outlook日历中可以使用颜色来帮助你管理。例如，你可以为预定义标签选择颜色，像“私人”、“需要准备”或“必须参加”，你也可以创建你自己的标签。方法如下:
1.利用预定义标签为约会或会议进行颜色编码
单击“日历”，右键单击一个约会或会议，指向快捷菜单上的“标签”，然后单击列表中用颜色编码的一个标签，若要取消约会或会议的颜色，请在标签列表中单击“无”。
2.创建你自己的颜色标签
单击日历，右键单击一个约会或会议，指向快捷菜单上的“标签”，然后单击“编辑标签”，挑选要重命名的颜色，键入你的新标签名，最后“确定”。
3.37 把Outlook特性带到Word中
你可以使用Word智能标记更新你的Outlook地址簿。
当你键入一个人的名字时， Word识别它并且用一个智能标记识别器对它进行标志。当你点击智能标记操作按钮时，会出现一个有几种操作的列表。例如，你可以选择把这个人加入到你的Outlook联系列表中、发送电子邮件或者确定会议时间。
注意: 要打开或关闭这个特征，请在“工具”菜单上点击“自动更正选项”，然后点击“智能标记”选项卡，并选择或清除人名。
3.38 在Outlook中查找相关文件
扫描Outlook文件夹查找你以前在一个电子邮件会话中发送或接收的邮件也许是令人厌烦的，想结束这个过程吗?如果它们是同一个会话串的一部分，Outlook可以为你找到并显示这些邮件。
在电子邮件会话中选择一个邮件，在“动作”按钮中，指向“查找全部”，然后单击“相关邮件”。还有一个快捷方式可以用来查找相关邮件:当你打开一个已经回复过的电子邮件时，黄色信息条指示回复该邮件的日期和时间并提供一个链接，你可以用这个链接来查找所有的相关邮件，只需单击信息条以查看相关邮件。
注意:在Outlook 2002中，信息条还指示发件人当前是否在线，以及发件人是否直接发送者。
3.39 将会议响应返回给相关的人
大多数行政助理都有权用他们老板的账号发送会议要求，但有时对那些会议请求的响应却跑到他们老板的邮箱里。这里是将返回响应发给行政助理的一种方法:在工具菜单中，单击“选项→委派选项卡→添加”按钮。做完这些后，就可以轻松指定响应返回给哪个人。
若要返回响应给代表:在“工具”菜单中，单击“选项”，并单击“委派”选项卡，选中将会议请求和响应仅发送给我的委派代表，而不是我。
3.40 从列表中去掉过时的名字
当你往邮件的收件人、抄送或暗送中键入地址时，Outlook会提供一个与你已经键入的地址相匹配的名字和地址列表。这样你就可以从列表中选择想要的地址，而不用继续键入。
若要从列表中去掉一个过时的名字，方法如下:使用上、下箭头键选择名字，按下Delete键。
注意:只有那些你以前曾经发送过电子邮件的名字/地址会出现在列表中。
3.41 管理多个电子邮件账户
基于Web的电子邮件账户(如MSN Hotmail)的好处在于:无论何时何地，只要能访问Web，你就可以访问自己的电子邮件。但另一方面，Web界面对于管理你的电子邮件缺乏灵活性，功能也不够强大。如果你使用Outlook来存储并管理你的Web电子邮件，你就可以鱼和熊掌兼得了。使用Outlook 2002，你可以轻松地访问自己的Web邮件。
1.在“工具”菜单中，单击“电子邮件账户”，单击“添加新电子邮件账户”，然后单击“下一步”;
2.单击HTTP,然后单击下一步;
3.添加你的电子邮件账户信息(输入你的名字和登录信息并选择你的邮件服务提供商), 然后单击下一步;
4.单击“完成”结束你的账户设置。
现在你的Web账户将按照字母顺序出现在你的文件夹列表中。如果你的文件夹列表目前可见，请单击“视图”菜单中的“文件夹列表”。
3.42 使用多个签名
使用以前版本的Outlook, 你可以创建漂亮的签名并将其放在电子邮件底部。Outlook 2002进一步扩展了这个特性，使你在回复和转发邮件时也能够添加签名，甚至可以为新邮件选择一个签名，为回复邮件选择另一个签名。方法如下:在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡，在“签名”下面，单击“新邮件使用该签名”下拉菜单，然后单击要用的签名，单击“答复及转发时使用该签名”下拉菜单，然后单击要用的签名，单击“确定”（图18）。
图18
3.43 阻止垃圾邮件发件人
你可以告诉垃圾邮件发件人这里没有有效的电子邮件地址。如何做呢?当你清空“已删除的邮件”文件夹中的内容时，Outlook将让你选择接受或拒绝发送发件人要求的回执。在你刚开始读这封邮件的时候，Outlook 2002也会让你进行这种选择。许多发件人要求回执以确定邮件已经到达了一个有效的电子邮件地址。最好的习惯是不响应这种请求，立即丢掉这些邮件。如果发件人察觉到你的电子邮件地址不再有效，他们也许会把它从列表中去掉，这意味着将来会少一些垃圾邮件。
3.44 用Outlook同时打开、消除或暂停多个提醒
你知道在Outlook中可以同时作用于多个提醒吗?你的提醒被列在提醒窗口中，可以从视图菜单访问提醒窗口。在那里，你用一个点击就可以打开、消除或暂停多个提醒。
若要作用于多个提醒:选中第一个提醒，按住Ctrl键，选中其它的提醒，单击打开项目、消除或暂停按钮。
3.45 为常用命令创建菜单
点击“工具”菜单中的“自定义”，然后点击“命令”选项卡，在“类别”框中点击“新菜单”，然后把新菜单从命令框中拖到菜单栏或工具栏上你想显示新菜单的位置。右键点击新菜单，在快捷菜单的命名框中输入任意名字，然后按下Enter键。
要想给你的新菜单添加一个命令，请在类别框中选择一个类别，然后从命令框中拖一个命令到你的自定义菜单上。
3.46 提议一个新时间
当你使用Outlook 2002来策划一次会议时，与以前不同，现在与会者可以提议一个新的会议时间，而不必只是接受或拒绝邀请。要做到这一点，收信人只要单击“提议新时间”按钮即可。在“提议新时间”对话框中，输入新的“会议开始时间”和“会议结束时间”信息。
3.47 在Outlook中使所选账户发送/接收自动化
如果你有一个以上的电子邮件账户，便可以设置账户组以控制Outlook在你执行发送和接收操作时使用哪个账户发送和接收电子邮件。
最初的时候，Outlook只创建一个组，叫做“所有账户”，它包括你所有的电子邮件账户。要创建一个新的组，请执行下列操作:
在“工具”菜单上，指向“发送/接收设置”，然后单击“定义发送/接收组”，单击“新建”，在“组名称”框中，输入组名称，并单击“确定”。在“发送/接收设置”对话框中，选择你想添加到该组的账户，选择该组中每个账户的选项，然后单击“确定”。
3.48 编排个性化邮件
崇尚个性的你，为了使发出的邮件更加生动、直观，以免所有的邮件都千篇一律，可以编排一下文本格式，换一幅合适的背景。Outlook不仅实现了这些功能，而且还提供了大量的信纸，可以满足我们的不同需要。我们还可以定义自己的信纸，免去每次我们都要对文本进行编辑的麻烦。Outlook除了可直接使用其他Office组件提供的格式外，它还可使用的格式有纯文本、Html、Microsoft Outlook RTF3种格式。
a、编排文本格式
使用“格式”工具栏可以用来设置邮件的字体、段落格式。若你用的是Html格式，还可以使用“样式”。选择“格式→样式”，在弹出的菜单中可选择你喜欢的样式。
b、使用背景图片
只有Html格式可以使用背景和信纸。在“工具→选项→邮件格式”中可将邮件设置为Html格式。
添加背景步骤为:
1.选择“格式→背景”;
2.选择“图片”和“颜色”其中之一，若选择“颜色”则在颜色列表中选择你需要的一种，选“图片”会弹出“背景图片”对话框供你选择。
在信件中添加图片的步骤为:
1.选择“插入→列表选择→图片”;
2.在弹出的“图片”对话框中键入图片文件的路径、文件名和替换文本,替换文本在收件人看不见图片时显示。其它项想必大家已见多了，这里就不多说了。
c、使用信纸
单击“动作→新邮件使用”命令，选择“其他信纸”，在“信纸”列表框中选择所需的信纸。“信纸”列表框下是预览框，可在窗口中看到信纸的图案。如果你想每次都用同样的信纸，可设置该信纸为默认信纸。具体方法为:单击“工具→选项→邮件格式”，在“信纸与字体”中“以该邮件格式发送”的列表中选择Html格式，然后在“默认情况下使用该信纸”的下拉列表框中选择已提供的信纸。设置默认信纸后，我们可以在“动作→新邮件使用”命令里选择“无标题”选项，这样信件的信纸就会变成默认的信纸了。
d、自定义信纸
按如下步骤进行;
1.选择“工具→选项”命令;
2.单击“邮件格式”选项卡，在“信纸与字体”栏单击“信纸选取器”按钮;
3.单击“新建”，创建一个新的信纸文件;
4.接着就可以按提示的步骤设置该信纸了。
3.49 处理垃圾邮件
相信大家一定都收到过无数的垃圾邮件，非常烦人，不过，我们可以用Outlook来处理掉它们，不信，试试看:
a、引导垃圾和成人内容邮件
1.在Outlook主面板上，单击“收信箱”文件夹;
2.单击“工具→组织”命令，打开“组织收件箱”窗口;
3.单击“垃圾邮件”选项;
4.第一行选为“将垃圾邮件自动移动到垃圾邮件”，第二行选为“将成人内容邮件自动移动到收件箱”（图19）;
图19
5.选择“单击此处”，可修改垃圾邮件规则以及下载更新的筛选程序;
6.单击“打开”按钮，可将邮件移动到选中的文件夹。如果没有“垃圾邮件文件夹”，Outlook会询问是否创建，根据需要选择是或否。“垃圾邮件”文件夹将被自动添加到面板上，最后关闭对话框即可。
b、为垃圾邮件和成人内容邮件着色
按上面的步骤打开“组织收件箱”对话框。在第一个下拉列表框中选择“着色”，在第二个下拉列表框中选择该类邮件的颜色即可。
c、管理垃圾和成人内容发件人列表
1.单击“收件箱”，显示“收件箱”文件夹;
2.单击常用工具栏上“组织”按钮，打开“组织收件箱”对话框;
3.单击“垃圾邮件→单击此处”;
4.单击“编辑垃圾邮件发件人”，打开“编辑垃圾邮件发件人”对话框（图20）;
5.单击“添加”按钮即可添加一个电子邮件地址;单击“编辑”按钮可对选中的地址进行编辑，最后“确定”即可。
3.50 备份Outlook信息
你也许有这种体验，如果你有两台计算机（比如在办公室和家里各有一台），每台计算机上都安装了Outlook，当你想把在办公室里收到的电子邮件全部转移到你家中的那台计算机上，这该怎么办?
首先在办公室里的计算机上，在Outlook中单击“文件→导入导出”命令将Outlook中的全部资料导出到一个pst文件里。回到家中，同样也是利用“导入导出”功能将上述pst文件导入家中的计算机，这样，办公室的计算机上的电子邮件全部可以显示在你家中的计算机上了。
“个人文件夹”的这个用途对那些喜欢重装系统的电脑爱好者来说是最有用的，在进行重装之前，将Outlook中的全部信息备份至pst文件中，系统装好之后，在Outlook中将其恢复即可，用不着像以前用Outlook express那样麻烦。
3.51 重建自己的个人文件夹文件（pst）
Outlook中所有的信息基本上都被保存在pst文件中，那么，随着时间的推移，这个pst文件很可能越来越大，甚至影响了Outlook的工作效率。这时，你就不得不对pst文件进行“减肥”了。具体办法是:通过“查找”功能，找到你的个人文件夹所对应的pst文件（比如说是Outlook.pst），然后重命名（当然，如果你想将Outlook中的信息全部删除，直接删除Outlook.pst即可，重命名的目的在于有保留地删除）。再启动Outlook时，系统会提示你找不到“Outlook.pst”文件，并且在你忽略查找Outlook.pst文件时，Outlook会为你自动新建一Outlook.pst文件，同时，你会发现，原来的信息（特别是联系人信息）全部都不见了！别着急，在“文件”选单中选择“打开”栏的“个人文件夹(pst)”，找出刚才被你重命名的pst文件，这时，你原来的信息也会出现在Outlook中，接着你要做的事情就是对新建的文件夹和原来的文件夹进行数据交换，将原来的文件夹里你想保存的信息移到新建的文件夹里，信息备份完之后，将重命名的pst文件删除。
pst文件对于Outlook来讲，就好像注册表对于操作系统那样，是Outlook的核心。灵活运用个人文件夹，必将为你的使用带来更为简单、高效的体验！
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