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帖子主题: [分享]word2002其它技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:44:45 人气:13383   | 楼主 |
[分享]word2002其它技巧
1.11.1 快速最大化和还原窗口（微软Office技巧大赛获奖作品）
在水平和垂直滚动条的交叉处双击鼠标键，可以让Word编辑窗口在最大化和还原之间变化。
1.11.2 使用Word汉英互译（微软Office技巧大赛获奖作品）
中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下“Alt+Shift+F7”即可在编辑窗口的右面出现一个对话框，单击其中的“浏览”按钮，就可以看到翻译的结果。借助Internet可以进行9国语言的全文互译。
1.11.3 快速翻译你的Word文档
在Word 2002中, 你可以用翻译任务窗格把一个单词、短语或者整个文档翻译成另外一种语言。要打开这个任务窗格，请单击“工具→语言→翻译”命令。使用这个工具，你可以进行下列操作:
◆在其它语言的词典中查找单词或短语，但前提是计算机中装有该语言的词典。
◆直接从翻译任务窗格将翻译后的文本插入到文档中。
◆在翻译任务窗格中使用万维网上的翻译服务。如果你需要翻译大量文本，可以在翻译任务窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮。
注意:大部分语言（非英语和西欧语言）不属于Word标准安装的一部分，如果你想使用这个特性，请准备好你的安装盘。
1.11.4 使用聪明的“智能标记”
Word 2002能够识别文档中的许多数据类型，如名称、日期、地址等符号。它将每一种识别出的数据转换为一个智能标记，并提供可以选择的按钮，以便进行有用的操作。例如，有了包含一个人名的智能标记，即可打开这个人的Outlook“联系人”项目，或者给此人发送电子邮件。
要在Word 2002中启用智能标记并激活一个或多个特定的智能标记识别器，请执行下列操作:
1.单击“工具→自动更正选项”命令;
2.在“自动更正”对话框中，单击“智能标记”选项卡（图1）;
图1
3.选择“使用智能标记标识文字”，使Word能够识别文档中的智能标记;
4.选择“显示智能标记操作按钮”，使Word能够显示智能标记按钮，这样你就能够对文档中的智能标记数据进行操作;
5.选择你想使用的所有智能标记识别器，例如，你可以选择“人名”或“地址”等;
6.要从Microsoft下载额外的智能标记识别器，单击“其它智能标记”按钮;
7.要更改智能标记保存的方式，单击“保存选项”按钮，进行你的选择，然后单击“确定”。
1.11.5 将Word文档变为图片
Word 2002可以将文字快速转换为图片，而且不需要专门的图形编辑器，方法如下:首先，将编辑的文件存为“Word文档”格式（.doc），然后将其关闭。再在Word 2002中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word 2002已经把它转换成图片啦。
1.11.6 精确统计指定字词出现的次数
有时我们需要统计一篇文章中指定字符的个数，可以这样做:单击“编辑→替换”命令，在“替换”对话框的“查找内容”和“替换为”对话框中填入欲统计的字符串，按“全部替换”命令。执行完命令后，Word会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。
1.11.7 快速统计文档字数
将光标置于文档中，单击“插入→域”命令，打开“域”对话框，在“类别”中选中“文档信息”，在“域名”中选中‘NumWords”，按“确定”按钮，重复以上操作，将域中的NumChars和NumPage插入文档中，则文档字数、文档字符数和文档页数将显示在光标处。以后，当对文档进行了修改，只要选中刚插入的域，右键单击，选择“更新域”命令，修改后的文档字（符）数及页数即被快速统计出来。
1.11.8 插入日历
运行Word 2002，确定要插入日历的地方，单击“插入→对象”命令，在打开的对象窗口中，选择“新建”选项卡，在“对象类型”中选中“日历控件”（图2），单击“确定”按钮，就可以在当前文档中插入一个日历表（图3），这个日历中的时间是从1900至2100。
1.11.9 转换图像格式
如果你想将其它格式的图像转换成GIF、JPG格式，用Word就可以帮你实现。方法是:在文档中插入一个图像文件（凡是它支持的都可以），然后将文档保存为“Web页”格式（比如起名为“AA.HTM”），此时Word会自动在指定目录创建一个与文件名相同的文件夹（如对应“AA.HTM“的文件夹为“AA.FILES”）。进入这个子文件夹，你会发现带编号的图像文件，它们的扩展名已经改变为JPG或者GIF，这样就实现了图像格式的转换。
1.11.10 在文档中添加个人信息
当你完成一篇文稿时，有时会在文章里附加你的个人资料，如:姓名、单位、邮编、地址、电话等，如果每次都要重复输入很麻烦，事实上我们可以使用Word 2002的域来实现个人信息的自动输入，方法如下:
1.制作用户信息
单击“工具→选项”命令，打开选项对话框，选择“用户信息”项（图4），在“姓名”中输入姓名，在“通讯地址”中输入详细资料。填写好后，单击“确定”按钮保存信息。
图4
2.添加用户信息
如果想在文档的末尾添加个人信息，请在文章的最后单击“插入→域”命令，在“类别”中选择“用户信息”，单击“确定”按钮即可在文档中加上你的个人信息。
1.11.11 快速切换到其它Office程序
我们可以在Word工具栏上建立其它Office程序的快捷按钮，这样就可以快速打开其它程序，方法如下:
1.新建一个工具栏
单击“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击“确定”。
2.将命令按钮添加到工具栏中
仍然在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“Microsoft Access、Microsoft Excel、Microsoft Frontpage、Microsoft Powerpoint”等Office程序命令，将它们一一拖到新建的工具栏上，单击“确定”即可。
1.11.12 转换简繁词语
由于两岸三地的用语标准并未统一，一些简单的常用词在港澳台会有不同的称呼，如我们常说的“例程”，到了港台就变成了“常式”;“芯片”在港台叫做“晶片”。利用Word 2002繁简转换功能，可以很方便地把这些词汇转换过来。使用方法是:把需要转换的词放到打开的文档中，单击“工具→语言→中文简繁转换”命令，在对话框中选择好转换方向（图5）。在“词汇”下，选中“转换时包括词汇”复选框，选中该复选框，则Word在转换字符的同时，转换词汇，比如把繁体的“软髓”（软体）转换为“软件”等，最后单击“确定”按钮。
图5
1.11.13 保持文档原貌不变
你在电脑上使用Word编辑了一篇精美文档，当拿到其它的电脑上打开该篇文档时，看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢?其实，要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观，可以进行以下操作。
1.保留版式和分页
在默认情况下，Word 97及以后版本的文档版式取决于字体。就是说，只要字体保持不变，任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档，Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关，可以使Word按字体决定文档版式，方法是:
单击“工具→选项”命令，然后单击“兼容性”选项卡，在“选项”框中，清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。
该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式，它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式，可重新选中该选项。
2.嵌入TrueType宇体
在创建或编辑文档时，如果使用了TrueType字体，就可将其保存或“嵌入”文档。这样其他人就能以原始字体查看、修改和打印文档，即使他们的计算机上没有安装TmeType字体。
在文档中嵌入TrueType字体的方法是:
单击“工具→选项”命令，然后单击“保存”选项卡，选中“嵌入TrueType字体”复选框，单击“确定”按钮，保存文档。
不过，嵌入TrueType字体会增加文档大小，同时选中“只嵌入所用字符”复选框，可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。
注意:因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式，所以如果其他用户只需要查看或打印文档，则此选项将很有用处。
3.指定替换字体
在某些情况下，文档可能包含除TrueType字体外的其它字体。在查看文档时，如果计算机上未安装这些字体，可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体，操作如下:打开需要替换字体的文档，单击“工具→选项”命令，然后单击“兼容性”选项卡，单击“字体替换”按钮，然后在“文档所缺字体”框中，单击要替换的字体，在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。
如果当前文档使用的所有字体都是有效的，则不能使用“字体替换”命令，“字体替换”仅是将当前文档中不可用的字体替换为你的系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称，只是用系统提供的一种字体，改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为“默认”，请阅读对话框底部旁边的信息，了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。
1.11.14 为Windows 2000/NT/XP增加五笔输入法
在Windows 2000／NT／XP中，一般的五笔输入法（尤其是为Windows 9x设计的五笔输入法）无法安装和使用。其实，只要将Office XP光盘插入光驱，运行安装程序，选择“自定义”安装类型，同时单击“Office共享功能”下“五笔型输入法”，并选中“从本机运行”选项，安装后就可以使用Office XP为我们准备的五笔输入法了。
注意:如果已经安装Office XP，请运行安装光盘中的安装程序，并选择“添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮，就可选择安装五笔输入法了。
1.11.15 安装更多中文字体
安装Office XP后，系统的字库多了。但默认情况下，Office XP安装程序只会安装华文中宋、华文细黑、隶书、幼圆、华文行楷、方正舒体等9种字体。而Office XP安装光盘上还有华文宋体、华文楷体、华文仿宋、华文隶书和华文琥珀5种字体可供安装，这些字体制作相当精美而且大多数支持GBK字符集。只要在安装时选中“Office共享功能→中文字体→所有项目”即可安装。
1.11.16 用主控文档编辑大文件
为了解决Word编辑大文件时运行速度慢的问题，可以首先将一份大文件按照某种顺序分别保存到几个小文件中，然后在这些小文件中进行编辑，从而有效地提高工作效率。每个小文件完成编辑之后，再使用“Includetext”域建立一个主控文档，直接控制和连接先前建立的独立的小文件，然后在Word中不但可以把这几个小文件当作一个大文件进行打印，而且还可以将页码、脚注、索引、目录等顺序自动排好。
1.11.17 文档比较
如果你想比较一篇文章修改前与修改后都有什么不同之处（需要分别保存成两个文档），那么可以借助Word中隐藏的比较功能。在工具栏上单击右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，接着进入“命令”选项卡，在“类别”列表中找到“工具”，然后在右侧“命令”列表中找到“比较并合并文档”，将其拖放至工具栏中。现在打开你的原稿，然后单击工具栏中新建的“比较并合并文档”图标，并在“选择与当前文档比较的文件”对话框中打开修改后的文件，这样Word将自动用红色高亮显示两个文档中不同的地方。
1.11.18 减少文档容量
Word文档往往体积很大，其实完全可以采用一些方法来减少文档的容量。下面就是一些行之有效的方法:
1.取消快速保存
当文档打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盘空间。只要我们单击“工具→选项”命令，在打开的窗口中选择“保存”标签，并取消选择“快速保存”选项即可。
2.不嵌入TrueType字体
在Word中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，以便传输到另一台计算机上。嵌入字体保证了在传输的文件中所使用的字体能够显示在接收文件的计算机上，但是这样做会使得文档的容量大大增加。我们可以单击“工具→选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后取消“嵌入TrueType字体”选项（图6）。
图6
注意:在文档中尽量使用Windows中自带的字体，如果为了美观或特殊排版需要而选择了其它字体，请将包含有此TrueType字体文件的光盘带上，以便随时安装。
3.只嵌入所用字符
在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸，但有时原先的字体盘由于某种原因找不到了或者有些不方便，这时只有嵌入 TrueType字体。如果选择嵌入TrueType字体，则请选中“只嵌入所用字符”选项减小文档的尺寸，此选项只嵌入你的文档中使用的字体样式，也能够使你的文档的容量大大减少。
4.将嵌入对象转换为图像处理
给文档添加嵌入对象会增加文档的字节，如果不需要更新包含在文档中的嵌入对象，可以通过将嵌入对象转换为图形的方式减小文档的文件尺寸。完成对象转换后，可以像编辑其它Word图形一样进行编辑。在将嵌入对象转换为图形后，不能再将其转换回嵌入对象。
5.使用链接的对象代替嵌入对象
将对象嵌入到Word文档中后，我们可以将原对象删除，这样显然方便了许多。但同时一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新Word文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。
6.不创建多个版本
使用“版本”功能为一个文档创建多个版本可供其它版本的Word（如Word 97）来读取，但是这样也会增加文件尺寸。单击“文件→版本”命令，可查看某个文档是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通过删除最老的版本来减小文件字节。
7.文件另存法
可能大家不知道，Word在保存DOC文件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现即使你删除了文档中的内容也会使它的文件越来越天的情况。这时候，只要我们使用“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样反而会使得文件的容量大大减少。
8.“页面虚假设置”法
在保存之前，单击“文件→页面设置”命令，打开对话框，然后用鼠标任意点击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等标签（其中的内容可以不改动），点击“确定”后再保存。通过这一系列的假动作，你会发现文档也莫名其妙地变小了。
9.保存为RTF文件
如果我们把Word文件保存为文本文件，那毫无疑问，文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文件后，其中的格式会丢失。而我们试着另存为RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多Windows应用程序所支持，同时容量还会大大地减少。
1.11.19 不打开文件预览文档
单击“文件→打开”命令，在打开的对话框中单击“视图”按钮，选择“预览”选项，就可以在打开的对话框中出现一个小的预览窗口浏览文档（图7）。
图7
1.11.20 快速获得文档格式或工具按钮帮助信息
按下“Shift+Fl”组合键，可以得到有关文本格式或文档图片的直接信息，这时光标变成一个带有箭头的问号？用它点击文本或图片，屏幕上出现一个显示格式信息的对话框。按下“Shift+Fl”后，点击任何命令、图标、工具栏或其它Word窗口中的功能，可以看到关于它们的描述。按下Esc键就可恢复光标的正常功能。
1.11.21 替换无效的字体
由于在不同计算机上安装的字体不同，所以在不同的电脑上浏览文档就会出现兼容性问题，如出现无效的字体等，如何解决这个问题呢？方法如下:
1.单击“文件→打开”命令，将包含有无效字体（即本计算机没有安装的字体）的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体;
2.单击“工具→选项”命令，系统弹出“选项”对话框;
3.在“选项”对话框中单击“兼容性”标签;
4.单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Word不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的”提示，否则将会弹出“替换字体”对话框要求替换字体;
5.“替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用了、而该计算机上又没有安装的字体，并将同时显示出Word默认的替换字体（系统默认的替换字体一般多为宋体）;
6.从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体（如“微软简楷体”）;
7.单击“替换字体”下拉框，从本机上所有已安装的字体中选择某种用以替换“微软简楷体”的字体。如“楷体”，这样即可令Word用“楷体”来代替“微软简楷体”进行显示及打印;
8.采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。
1.11.22 Word教你认字
如果有些文字你不认识，没关系!你先将他们输入到Word 2002的一个文档中，再选中它们，单击“格式→中文版式→拼音指南”命令，打开“拼音指南”对话框后，直接按“确定”按钮，Word会将这两个字的拼音自动加到文字的上一行，怎么样?认识它们了吧。
1.11.23 制作联合行文文件头
在工作中常常遇到两家以上单位联合行文的情况，怎样设计联合行文文件头呢?下面以两家联合行文为例，浅谈一下制作技巧。
1.在打开的新建文档中多打几行回车（视发文单位多少，如两家6～9行即可），留足文件头的高度。打开“绘图”工具栏，用左键单击“文本框”按钮，这时鼠标指针成十字形，在第二行建立文本框，把文本框拉伸至长1厘米，高7厘米;
2.在文本框中输入第一个单位的名称，硬回车后，输入第二个单位名称，设置字体、字号、分散对齐;
3.重复上述步骤，把文本框建在第一个文本框后面，把“文件”二字输入，并选择字符缩放（一般选66％），设置字号为二号，字间距选紧缩;
4.选直线图标，按住Shift键画直线，线型选1.5磅即可;
5.在编辑菜单中选择“全选”命令，把颜色设置为红色，然后用打印机打出即可。
1.11.24 快速打开“系统信息”
有时我们需要打开“系统信息”窗口来了解系统配置情况，在打开Word文档的情况下按“Alt+Ctrl+F1”键，就可以迅速打开“系统信息”窗口（图8）。
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