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帖子主题: [分享]word2002文档安全和保护技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:44:14 人气:12996   | 楼主 |
[分享]word2002文档安全和保护技巧
1.10.1 删除最近打开的文档列表
在Word的“文件”菜单中总是保存着最近打开的4个文件列表，如果想清除它，可以按住“Ctrl+Alt+-（减号）”键，鼠标箭头就会变成黑色的减号。打开文件莱单，在要清除的文档上点击一下，文件名就会从菜单中消失。文件名虽然从列表中消失但是文件却还保存着，不过别人无法知道你最近打开的文档了。
1.10.2 防止修改文档
如果只希望别人看，而不希望别人修改自己的文档，怎么办?
可以将其制成图片格式，方法是:一页一页地分别选中Word文档（可以包括页面中的图片），复制，再新建一个Word文档，单击“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中“图片”选项后，按“确定”按钮，上述所选中的文档（包括图片）即以图片格式粘贴到文档中，别人就只能看不能修改了。
注意:此法只能骗过一些菜鸟，对Word略为精通的人，只要右击图片，选“编辑图片”选项，进入图片编辑状态，仍可将你的文档改得面目全非。
1.10.3 给文档加密
你可以给自己的文档创建密码，如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。建立的步骤是:打开文件，在“工具→选项→安全性”（图1），在“打开权限密码”框中键入密码，再单击“确定”;在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。在“修改权限密码”框中键入密码，再单击“确定”;在“请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。
图1
1.10.4 设置打开文档密码
单击“文件→另存为”命令，在“另存为”对话框中，单击“工具”菜单中的“安全措施选项”命令 （图2），在“打开权限密码”框中键入密码，再单击“确定”按钮;在“请再键人一遍打开权限密码”框中再次健入该密码，然后单击“确定”按钮，最后单击“保存”按钮即可。如果要设置修改文档密码，可以在“修改权限密码”框中键入密码即可。
图2
1.10.5 自动建立文档备份
对Word进行设置，使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份提供了上一次所保存的副本，这样，原文档是当前的信息，而副本中是上次所保存的信息。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。如果担心不小心保存了不需要的信息或删除了源文件，保留备份可使文档恢复。
1.单击“文件→另存为”命令，出现对话框，单击“工具→保存选项”命令，选中“保留备份”复选框（图3），单击“确定”按钮，这样我们就保存了备份;
2.选中“打开→文件类型→所有文件”选项（注意:如果要打开保存在另一个文件夹中的备份，请找到并打开该文件夹），单击“视图”按钮旁的箭头，然后单击“详细资料”命令，找到并双击要打开的备份。
1.10.6 取消显示打开过的文件列表
如果不想让别人看到自己打开过的文件列表，请单击“工具→选项”命令，点击“常规”标签（图4），取消选中“列出最近所用文件”选项，按“确定”按钮即可。这样，你操作的文件名就再也不会出现在“文件”菜单中了。
图4
1.10.7 自动修复Word 2002
Word 2002使用久了，或者因某些误操作等，使用是不是越来越不顺手了？没关系，用“帮助→检测与修复”命令打开“检测与修复”对话框，在光驱中放入Office XP安装光盘后，按下“开始”按钮，Word 2002就可以自动进行自我修复，以后使用起来又是那么顺手了！
1.10.8 自动恢复“自动保存”文档
要自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下:
重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击“文件→另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名，单击“保存”按钮，如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击“是”按钮，否则请单击“否”按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。
1.10.9 手动打开自动恢复文件
如果重新启动Word后，自动恢复文档没有自动打开，你可以手动将其打开，步骤如下:
1.单击常用工具栏中的“打开”按钮，系统弹出“打开”对话框;
2.找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word把自动恢复文件保存在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word文件夹中，在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”，每个自动恢复文件都命名为“自动恢复保存<原文件名>”，并以.wbk作为其扩展名（在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名）。单击需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮;
3.单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击“是”按钮，否则请单击“否”按钮，重新命名文档。
1.10.10 修复损坏的文档
当你试图打开一个Word文档时，如果系统没有响应，有可能是该文件已经损坏，你可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本。此外，你也可以进行以下操作:
1.单击“文件→打开”命令，在“打开”对话框中选定要恢复的文件;
2.单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”命令（图5）。
图5
此时，Word将检测文档中的问题，并显示是什么错误及出错的部位，同时，Word会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。
1.10.11 以只读方式打开文档
单击“工具→选项”，单击“安全性”标签，选中“建议以只读方式打开文档”复选框（图6），再单击“确定”即可。
图6
如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改，则只能以其它的文件名保存该文档。
1.10.12 保护批注和修订
单击“工具→保护文档”命令，在打开的对话框中执行下列操作之一:若要使审阅者可以通过插入批注和修订的方式更改文档，请单击“修订”;若要使审阅者只能插入批注，请单击“批注”;若要允许经授权的审阅者清除对文档的保护，只需将密码键入到“密码”框中。
1.10.13 对模板加密
如果不想让别人使用Word提供的通用模板或自己精心创作的模板，可以对它加密，方法如下:
1.首先找到通用模板文件normal.dot，该文件在Windows 9X和 Windows Me中保存在C:\Program Files＼Microsoft＼Templates中，双击该文件，系统会自动调用Word打开它，点击“工具→选项”命令，并选择“安全性”标签，在“打开权限密码”中输入密码，点击“确定”按钮退出;
2.单击“文件→保存”命令，在“另存为”对话框中“文件类型”必须选择保存为“文档模板”，此时Word会自动将它保存在C:\Windows\application data\microsoft\Templates中，由于normal.dot文件已经被打开，所以此时不能够保存为默认的normal.dot模板，先改名保存为normal1.dot，然后再使用资源管理器将原来的模板文件normal.dot删除，再把normal1.dot改名为normal.dot，即可制作成一个加密的模板文件。以后每次启动Word打开模板时，就会提示你输入密码了，没有密码，虽然可以进入，但是却无法使用默认的模板。
1.10.14 防止Word宏病毒
可以通过设置Word宏的安全级别来防止Word宏病毒，方法如下:单击“工具→选项”命令，单击“安全性”选项卡，单击“宏安全性”按钮，在弹出的窗口中选择“安全级”选项卡，里面包含了高、中、低3种安全级别，选择所要使用的安全级即可（图7）。这样，根据宏安全设置的不同，在打开一个宏时，你会收到一条警告，而且已安装的模板和加载项（包括向导）中的宏可能会被禁用。接着单击“可*来源”选项卡，清除“信任所有安装的加载项和模板”复选框。
图7
1.10.15 保护文档
当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时，或者在网络中联机使用你的文档不被别人有意无意地修改时，你就需要将你的文档保护起来。单击“工具→保护文档”命令，在对话框中（图8）选择保护的文档内容，如果需要密码，可以在密码框中输入密码，确定后，需要再次输入密码加以确认。解除文档只需单击“工具→解除文档保护”即可。
图8
1.10.16 保护窗体
你可以保护正在处理的窗体，以及窗体的最终版本，防止用户在填充的过程当中对其进行更改。方法是:单击“工具→保护文档”命令，单击“窗体”（图9），若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，请在“密码”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，请单击“节”，然后清除不需要保护的节的旁边的复选框。
图9
1.10.17 删除个人信息
在将文档交给其它人之前，为了保证文档中不包含个人信息，可以采用以下方法:单击“工具→选项”命令，再单击“安全性”选项卡，选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框，然后保存文档即可（图10）
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