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帖子主题: [分享]Office XP的其它使用技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:49:56 人气:12545  
[分享]Office XP的其它使用技巧
7.1 整理你的任务栏
如果你同时打开多个文档进行工作，Windows任务栏将会变得拥挤混乱，因为任务栏上为每个文档都显示了一个图标。要想使你的任务栏变得整洁，需要更改一些设置使得对每个Office程序只有一个图标被显示在任务栏上。操作如下:在你的Office程序的“工具”菜单中点击“选项”，然后点击“视图”选项卡，去掉“任务栏中的窗口”选项前的复选框（图1）。
图1
7.2 用键盘快捷方式打开智能标记菜单
通过将智能标记与键盘快捷方式结合在一起使用，你可以利用智能标记节约更多的时间。当你键入可被智能标记识别并标记的文本时，在文本下面会出现一个虚点线（智能标记识别符）。用箭头键把光标移到加了标记的文字上，然后按下“Alt+Shift+F10”。此时你就可以从出现的操作菜单中选择操作了。
7.3 通过任务窗格更简便地访问有用的信息
在Office XP中，你可以使用不同于对话框的一种新方式——“任务窗格”来进行特定的操作或选择选项。通过任务窗格，你可以搜索、打开或启动一个新文档、查看剪贴板内容、对文档和演示文稿进行排版，甚至访问Web。
要查看任务窗格，请执行下列操作:打开任一Office XP程序，在“查看”菜单上，单击“任务窗格”。
7.4 恢复特性，不再损失工作成果
Office XP试图在出现故障时保存并恢复你的文档。如果出现错误，将自动出现一个“文档恢复”任务窗格。
要使用“文档恢复”任务窗格来恢复文档，选择“恢复此文档”，单击“关闭”，然后从“文档恢复”任务窗格打开恢复的文档。如果程序没有响应，你可以使用一个新的“Office 应用程序恢复”实用程序来保存数据。方法如下:
单击“开始→程序→Microsoft Office工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”，选择没有响应的程序，选择“重新启动应用程序”或“结束应用程序”。
你还可以使用“打开”对话框中的“打开并恢复”选项，来尝试修复一个损坏的文档。
7.5 快速查看长文档
当我们编辑很长的一篇文档时，都喜欢把文档的标题放在最上面，好让人对文档的大概内容有一个大致了解。但是我们要查看某一个标题下的内容时，还需要不断拖动滚动条，才能找到与之相对应的内容。其实，我们也可以利用Office XP的超链接功能来简化我们的工作。
1.首先得设置一个书签，方法是将光标定在需要浏览到的文字处，然后单击“插入→书签”命令，会弹出对话框（图2），输入书签名，然后点“添加”即可;
图2
2.设置好了书签，下面就要创建超链接到书签了。选中相应的标题，然后单击“插入→超链接”命令，在弹出的对话框右部选择“书签”按钮，弹出对话框，在这里可以选择相对应的书签名，然后点“插入”即可;
3.这时，你点击刚才选中设置超链接的文字，就可以转到与之相对应的书签处，免去了拖动滚动条慢慢寻找的痛苦。
除了可以链接到文件之外，我们还可以链接到电子邮件，方法也很简单。选中要代表电子邮件地址的文字，然后打开“插入超链接”对话框，输入电子邮件的地址，然后点“确定”，这样，当你点击相应的文字时，系统就会自动打开邮件收发程序。
7.6 得到Office的“日积月累”
想要得到技巧和窍门吗？你可以通过Office助手得到“日积月累”。想要得到“日积月累”可以进行以下操作:
单击Office助手，如果Office助手处于隐藏状态，单击帮助菜单中的“显示Office助手”，出现助手图像，右键单击该图像，选择“选项”命令，在选项卡中选择“启动时显示‘日积月累’”复选框（图3）。
图3
7.7 使用剪贴板批量复制内容
一说到剪贴板，读者一定会想到Windows操作系统的剪贴板吧，其实在Office XP里也有一个剪贴板程序，而且功能比Windows的剪贴板程序更强大。它不像Windows的剪贴板只能提供同一个内容的“复制”或“剪切”工作，Office XP的剪贴板程序可以复制多个内容，而且在所有的Office程序之间都可以粘贴。
下面我们就来看看如何利用OfficeXP的剪贴板简化我们的工作。
1.首先打开我们需要的文档，然后选择需要复制的内容，运行编辑菜单里的“复制”或“剪切”命令，这个时候，所选的内容就已经被放到Office XP的剪贴板之中了;
2.再任意打开一个其他的Office应用程序，运行“编辑”菜单的“粘贴”命令，这个时候，在第一步选中的内容就会出现在目标应用程序的窗口之中;
3.当我们复制的内容超过一个的时候，“剪贴板”就会将其中的内容列出来（图4），我们可以选择需要粘贴哪些内容。对于要粘贴的内容，我们只要单击，就可以复制到应用程序之中去了;
图4
4.Office XP的剪贴板程序一共可以帮助我们复制24个文本或图片，而且还可以将这些内容一下子全部粘贴到目标文件之中，而我们要做的只是按下“剪贴板”窗格中的“全部粘贴”按钮即可。当然，如果要全部删除Office XP剪贴板上的内容也很容易，只要按下“全部清空”按钮即可。我们可以删除剪贴板之中的部分内容，只要把鼠标移到相应的内容之上，在其右侧就会有一个向下的黑色小按钮，点下该按钮，就会有一个下拉菜单弹出，运行其中的“删除”命令即可将该项删除;
5.复制过来的内容后面会有一个小图标显示，我们可以设置复制的内容是保持原来的格式，还是继承目标程序的格式;
6.如果在屏幕上没有Office XP的剪贴板程序，你还可以通过“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令来打开剪贴板程序。
7.8 创建嵌入对象
有时，我们也会需要把其他对象嵌入到当前的Office XP程序当中来，这样做的好处是可以保证源文档中的信息和目标文档中的信息是一模一样的。下面我们就来看看如何嵌入某个内容到相应的文档之中。
1.打开需要放置嵌入对象的文档;
2.单击“插入”菜单中的“对象”命令，弹出对话框，在这里有两种选择，一是新建一个对象，另外是选择由文件来创建，在这里我们就选择第一种，选择想创建的对象的类型，我们选择对象类型为“Microsoft Excel工作表”，然后按“确定”，这时，目标文档中将自动把菜单栏、工具栏等变成插入对象的应用程序窗口，在这里即可对对象进行相应的设置以及修改;
3.设置好对象的相关信息之后，只需要在对象外单击，就可返回目标程序的窗口;如果需要对“对象”作一些修改，只需双击对象，即可返回对象的应用程序窗口 。
4.如果想让对象在目标文档中只显示为一个图标，我们还可以选中“显示为图标”选项框。如果要修改数据，只需双击该对象图标，即可调出对象应用程序。
7.9 创建链接对象
嵌入对象和链接对象的区别主要在于数据的存储地方以及将数据放入到目标文档后是如何更新的。—般来说，创建嵌入对象，不管你是新建对象还是由文件创建，修改源文档都不会改变目标文档的内容，嵌入的对象已经成为目标文档不可分割的一部分而链接就不一样了，只要修改了源文档，目标文档的信息即会发生改变，因为在目标文档之中只保存链接文档的地址等信息，而不保存其内容。
创建链接的方法很简单，下面我们就来看一看。
1.打开目标文档;
2.单击“插入”菜单中的“对象”命令，在弹出的对话框中选择“由文件创建”，按“浏览”按钮找到想链接的文件，然后选中“链接到文件”复选框，这样就创建了—个简单的链接。
但是，很多时候我们并不需要链接整个文档，可能只需要文档的部分内容，怎么办呢？我们再向你介绍一下如何创建部分嵌入以及部分链接内容的步骤:
1.首先打开被用来创建嵌入对象或链接对象的源文档，然后选中文档中的部分内容;
2.单击“编辑”菜单中的“复制”或“剪切”命令，将选中的内容放入到Office XP的剪切板之中;
3.切换到要放置内容的文件，选择好插入点，运行“编辑”中的“选择性粘贴”命令，即会弹出对话框;
4.如果你想创建嵌入对象，那么直接在对话框中选择“粘贴”单选框，然后再在“形式”下选择与之相对应的形式;如果要创建链接对象，那么只需要选择“粘贴链接’选项，也可以创建某个文件的部分信息的链接。
有人也许要问:我们创建了链接对象，源文档的信息发生了变化，那么，我们的目标文档的信息是怎么变化的呢？在默认情况下，系统设置为自动更新链接对象，只要源文件发生了变化，Office程序将自动更新链接信息，如果我们并不想这样，那么就需要用到人工更新。链接自动更新还是人工更新可以通过下面的方法来实现:
1.运行“编辑”菜单中的“链接”命令，即可打开链接对话框，选中要改变更新方式的链接，然后再在下面选择更新方式，如果选择手动更新的话，那么，以后只有选择“立即更新”按钮，才可以更新链接，否则将不更新链接对象的内容。
2.如果想断开某个链接，也可以在这里设置，只需要在“源文件”列表中选中想断开的链接，然后按下“断开链接”按钮，即可断开链接;如果以后想重新创建链接，只需重新将链接插入到文档之中;
3.另外，还有一些场合下，你不需要更新信息，只链接最初的内容，那么，我们就要选择“锁定”选项框，锁定该链接对象，这样，Office XP只使用在锁定前更新的内容。
7.10 创建超链接
此超链接和我们上面的插入链接对象并不是一回事，我们在上网浏览信息的时候，就能感受到超链接给我们带来的莫大便利。在Office XP文档中，我们同样可以创建类似的超链接，使我们查看、访问相应的内容更便利。方法如下:
1.选中需要创建超链接的文本或其他对象;
2.单击“插入→超链接”命令，会弹出对话框，选择一个文件，按“确定”即可创建一个简单的超链接;
3.返回到文档中，当把鼠标移到超链接的对象时，按下Ctrl键，你就会发现鼠标变成了一个小手的形状，这时，只要按下鼠标，即可打开链接的对象。
7.11 在Office中快速切换程序
1.新建一个工具栏
单击菜单“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令（图5），在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。
图5
2.将命令按钮添加到工具栏中
在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“Microsoft Access、Microsoft Excel、Microsoft Frontpage”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击“确定”即可。
7.12 删除文档中的个人信息
很多人在安装Office XP时会老老实实地填写自己的个人信息，殊不知Word、Excel和PowerPoint等程序在文档存盘时会同时保存许多文档创建人的个人资料，如作者、单位、最后修订人、批注者、电子邮件标题等多项内容，这就很容易泄漏文档作者的个人隐私。如果不想让其他人看到自己文档的个人隐私资料，可以在Office XP的任一个应用程序中点击“工具”菜单下的“选项”，在“安全性”标签下的“隐私选项”中选中“保存时从此文件中删除个人信息”（图6），这样在文件存盘时系统就会自动删除其中的个人资料。
图6
7.13 保存个性化设置文件
Office XP可以让用户创建一个用户设置保存文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，当你重新安装了系统或者在别人的计算机上工作时，就可以用这个设置保存文件恢复你自己的个性设置，按照你的习惯更有效地使用Office XP。要创建这个设置文件，可以点击“开始→程序→Microsoft Office工具→用户设置保存向导”，然后根据提示一步步完成创建设置文件的工作。同样，恢复设置的操作也类似。
7.14 将文件保存到互联网上
利用Office XP，我们不仅可以把文档保存在本地磁盘，还可以选择将文件保存到微软MSN网站上(服务是免费的)，只要你拥有一个微软的Passport账号即可。申请Passport账号很简单，去www．hotmail．com申请一个免费信箱，那么你的微软Passport账号就是你的hotmail邮件地址，口令同hotmail邮件的口令。我们在保存Office XP文档时，如果想保存到网上，即可点击“文件→另存为→网上邻居”命令，点击进入“我在MSN上的Web站点”（图7），Office XP就会要求你输入账号和密码（图8），然后会自动为你创建一个存储站点，这个站点将作为文件夹出现在“另存为”对话框中，按下“保存”按钮即可将文件存放到微软的MSN网站上。通过浏览器访问存放到互联网上的Office XP文档的方法是:打开IE浏览器，连接到“http://www.msnusers.com/name@hotmail.com/files”，其中的“name@hotmail.com”就是你的hotmail地址，输入口今后，即可看到你存储在MSN网站上的Office XP文件目录，只要点击需要的文件就可以下载到本地硬盘。
7.15 开启/取消智能标记功能
要使用智能标记，首先必须打开该功能，在Word中可以用下面的方法来进行设置:点击“工具→自动更正选项”，在显示的窗口中单击“智能标记”标签，然后选中“使用智能标记标识文字”即可（图9）。
图9
如果你要保存或放弃智能标记，可以这样做:点击“工具→选项”命令，在选项窗中中单击“保存”，然后在“保存选项”中选中或清除“嵌入智能标记”复选框就可以了（图10）。
图10
7.16 获取更多的智能标记
Office XP仅内置了部分智能标记功能，如果你想使用更多的智能标记，可以到微软的网站去下载，例如在Word中你可以这样操作:单击“工具→自动更正选项”，再单击“智能标记”选项卡，在窗口中单击“其他智能标记”按钮，前往Web站点查找新的智能标记。只要从Web上下载了其它智能标记项，就可以使用“检查新操作”菜单项来自动标志、使用新标记了。
7.17 粘贴“智能标记”
智能标记功能可让你很方便地进行文本格式编排，这给文档处理带来了极大的便利。当你从其它Office程序中复制了一段格式已编排好的文本，然后粘贴到Word文档中时，“粘贴选项”按钮就会显示在粘贴文本的下方，单击这个按钮则会打开一个下拉列表项，让你选择以何种方式完成操作，比如可以保留原格式或匹配目标格式等（图11）。如果要放弃这段文字的格式编排，你可以选择“仅保留文本”命令项;如果选择“应用样式或格式”命令项，文档窗口右侧就会出现“样式和格式”对话窗口，让你定义全文或部分文字的格式，以及定义新样式，或者直接选择需要的格式。
图11
7.18 自动更正“智能标记”
每次自动更正后，比如单词首字母更改为大写字母后，或者将文字段转换为超链接路径后，系统就会启动自动更正功能。这时如果把鼠标指针放置在已更改的文本附近，则显示自动更正选项按钮，单击后变为一个显示菜单的按钮图标。
单击下拉菜单中的“控制自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，如果你在“替换”中输入错误单词“bood”，替换为“book”，然后单击“添加”按钮。以后只要你在文本中再次输入“bood”时，系统就会自动更正“book”。这时单击“自动更正”按钮，会打开一个下拉列表，你可以根据自己的需要来进行更正选项的设置。
7.19 链接到其它程序
智能标记功能还可以让你无需执行相关操作就直接链接到其它应用程序中。例如当你在Office XP中输入一个E-mail地址后，就会出现一个超链接设置按钮，你可以根据自己的需要进行超链接的设置。如果你按住Ctrl键，单击邮件地址，系统就会自动打开Outlook。当你输入一个www网页地址后，系统也会同样创建—个这样的超链接，使你可以很方便地直接转入到IE浏览器中。
7.20 在“打开”对话框中建立新的按钮
我们在Office中点击“打开”按钮或者“另存为”按钮时都会弹出一个对话框，在这个对话框的左面有一些按钮，点击这些按钮我们就可以快速地进入相应的文件夹，非常方便。你有没有想过这里还可以添加自己需要的按钮呢?
首先点击“开始→运行”输入“regedit”’后回车打开注册表编辑器，然后依次展开如下键值:HKEY_CURRENT_USER＼software＼Microsoft＼0ffice＼10.0＼Common＼0pen Find＼Places＼UserDefinedPlaces，接下来在此键值下建立一个名为“placel”的主键，在这个主键下面建立一个名为“Name”的字符串值，将值改为要显示按钮的名称;再建立一个名为“Path”的字符串值，将值改为要显示按钮点击后所出现的路径;最后建立一个名“SortAscending”的DWORD值，将值改为16进制的1，现在保存所有的设定便可以建立一个按钮了。如果你想添加更多的按钮，那么在userDefinedplaces键下面可以建立名为“place2”、“place3”的主键，然后重复上述的工作即可。
7.21 向Office文档添加屏幕快照
以下方法可以很方便地在文档中添加屏幕快照。
如果你正在使用多个窗口，点击激活目标窗口，按下“Alt+PrintScreen”键，复制当前窗口的图像，要想将该图像粘贴到文档中，只需点击编辑菜单中的粘贴即可，你也可以按下PrintScreen，获取整个屏幕的快照。
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| [分享]Office XP的其它使用技巧 (xuefengf,12545,2006-06-08 16:49:56) |
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