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帖子主题: [推荐]第五章 配置使用员工邮箱 |
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 发表: 2006-06-08 17:17:33 人气:12757   | 楼主 |
[推荐]第五章 配置使用员工邮箱
天下当然没有免费的午餐，现在几大网站提供的邮箱时不时地闹点“头疼脑热”，这不，给客户发的重要资料n个小时都没有收到，都快把人给急死了。除此之外，公司里每个职员所申请的邮箱五花八门，很不统一，严重影响公司整体形象。老总一声令下，要求彭彭在公司内部建立一个邮件服务器，然后按部门、职员姓名分发邮箱地址，统一后缀。
哎，彭彭一听头都大了，原先自己也使用电子邮件，但一直没想过要建一个邮件服务器，所接触到的这方面的资料几乎为零，从何做起呢？还是赶紧到网上查看邮件服务器的资料吧！一切从头做起，没做好的话，搞不好老总一怒彭彭就要走人。
电子邮件及相关使用协议
电子邮件，即通常所说的E-mail，它是Electronic Mail英文单词的缩写，这是一种最常用的Internet 功能，也是一种最便捷的利用计算机和通信网络传递信息的现代化手段。电子邮件的传递由SMTP协议来完成。网络用户可以通过Internet与全世界的Internet用户收发信件。电子邮件的内容不仅包含文字，还可以包含图像、声音、动画等多媒体信息。用户可以通过申请获得自己的信箱，使用计算机撰写邮件，通过网络将邮件送往对方信箱，对方从自己的信箱中读取信件。电子邮件因其快速、价廉而被广泛采用。常用的电子邮件软件有FoxMail 、Outlook Express等。
电子邮件地址（E－mail地址）：电子邮件地址和收发信件人的地址意义相同。只不过它必须以特殊的格式来标记。其一般形式为：用户名@主机域名，如fengyun@cn-lan.com。
MIME：Multipurpose Internet Mail Extensions的缩写。它是一种协议，可使电子邮件除包含一般纯文本以外，还可加上彩色图片、视频、声音或二进制格式的文件。它要求邮件的发送端和接收端必须有解读MIME协议的电子邮件程序。
POP：Post Office Protocol 的缩写，是互联网电子邮件协议标准。我们可以通过POP服务器传送及接收电子邮件。该协议的缺陷是，当你接收电子邮件时，所有的信件都从服务器上清除而下载到你的本地硬盘。当然也有一些客户端程序可以将电子邮件留在服务器上，或设置成超过一定大小的文件不可下载。随着邮件采用多媒体格式，邮件会越来越大，如果我们希望能够灵活掌握下载什么文件、何时下载，那就需要IMAP协议。目前POP的版本为POP3。
SMTP：即“简单邮件传输协议”，是Simple Mail Transfer Protocol的缩写。当用户在互联网上收发电子邮件时，是SMTP在维护传输秩序，它规定邮件服务器之间进行哪些工作。
IMAP：Internet Message Access Protocal的缩写。IMAP提供了一个在远程服务器上管理邮件的手段，它与POP协议相似，但功能比POP要多。功能包括：只下载邮件的标题、建立多个邮箱和在服务器上建立保存邮件的文件夹。
MAPI：Messaging Application Progrmming Interface的缩写。微软和其它一些公司开发了MAPI，可使Windows应用程序接入到从Microsoft Mail 到Novell MHS的多种消息上。但是，MAPI仅限于在日常工作的水平上工作，即感知邮件的应用程序，它可在网络上交换邮件与数据。
UUEncode：像MIME一样，UUEncode可以让用户在互联网上发送二进制文件。UUEncode即从Unix到Unix之间编码，将二进制数据转换成ASCII文本格式，以便能进入电子邮件的正文。收件人必须用UUEncode应用程序将文本转换回二进制格式。
不过有些头痛的是，如何选择一款适合自己的邮件服务器软件，现在市面上这种类型的软件比较多，哪一种功能比较强大呢？通过查看资料得知，现在用得比较火的邮件服务器软件有IMail、Exchange 2000 Server、MDaemon、FoxMail Server等，同时网上也有这些软件的简单介绍。
IMail是一款高性能的、基于标准的SMTP/POP3/IMAP4/LDAP邮件服务器软件。通过一个简单直观的图形用户界面非常易于管理。主要特色包括：多域名支持、远程管理、Web邮件、可创建邮递清单（mailing lists）、反垃圾邮件支持等等。
Microsoft Exchange 2000 Server设计用于满足从小型机构到大型分布式企业的不同规模企业的通信和协作需求。它是Exchange 2000 Server与Windows 2000操作系统的无缝集成，是一款功能强大的软件。
MDaemon与其他邮件服务器端软件相比，它除了支持各种邮件协议和虚拟邮件主机等常用的那些功能之外，最大的特色在于它的WebMail ；有22种语言界面可供轻松转换；支持通过Web页面在线申请新邮件账户；Web页面中功能完整，甚至可以直接满足商用目的！看上去不错哦。
FoxMail Server服务程序由两部分组成，一部分是高性能邮件服务器，用来完成网络监视、邮件的具体收发等核心功能；另一部分是LDAP数据库服务程序，提供对账号与地址簿的管理。FoxMail Server提供多种邮件服务，包括SMTP、POP3、LDAP，内建邮件扩充协议的MIME，用户可以根据使用习惯以POP等客户端软件收发邮件，也可以在Web浏览器界面上登录处理邮件。管理员也可以基于Web页面进行简单轻松的管理维护。
哎，越看越糊涂，每款软件都不错，该选哪款呢？Exchange 2000 Server功能强大，但设置起来却很头痛，不是像彭彭这样初级网管所能接受的；MDaemon与FoxMail Server听说简单，但由于是新秀，相关资料还不多，听说IMail已经牛气多年，很多网站都是用IMail搭建的邮件服务器，而且有些网友也对该软件比较熟悉，到时出了问题也有人可以咨询，就选它吧。
5.1 安装IMail
彭彭首先从IMail官方网站http://www.ipswitch.com下载了最新版本7.12，然后就在要作为邮件服务器的机器上开始了安装。
1．双击imtm_x86.exe，运行IMail安装程序，IMail安装向导首先弹出欢迎窗口，单击“Next”按钮。
2．IMail要求输入Mail服务器的域名，彭彭输入的是“mail.cn-lan.com”，单击“Next”按钮(图5.1.1)。
图5.1.1 要求输入域名
3．选择账户认证模式，一般选“IMail User Database”(图5.1.2)。
图5.1.2 选择账户认证模式
4．选择IMail的安装路径，它的默认安装路径是c:\IMail，取默认值，单击“Next”按钮继续(图5.1.3) ；接着在开始菜单创建“IMail”程序组，如果需要改变名称，可在“Program Folder”下的文本输入框中修改；接着弹出“SSL Keys”窗口询问是否安装SSL keys，可以根据自己的需求选择，彭彭为了简单，选择了“N”。
图5.1.3 选择IMail的安装路径
5．弹出“SMTP Relay Options”窗口，选择发送邮件的认证模式，单击“Relay mail for anyone”，即任何人均可使用该服务器的SMTP发送邮件 (图5.1.4)。
图5.1.4 选择发送邮件的认证方式
6．随后要求选择安装哪些IMail服务，其中必须安装的是“IMail POP3 Server”和“IMail SMTP”，如果需要使用Web方式（就是像登录新浪的邮箱那样，直接用IE进入），则还需选择“IMail Web Service”和“IMail IMAP4 Server”。现在都选中吧，免得到时候用惯了新浪邮箱的职员老是不习惯 (图5.1.5)。
图5.1.5 选择IMail安装模块
7．IMail开始复制文件，复制完毕后，询问是否添加新账户。现在先不着急添加用户，单击“No”按钮继续(图5.1.6) ；弹出“Setup Complete”窗口，提示已经顺利安装好IMail。
图5.1.6 询问是否创建新账户
IMail安装结束后，会自动以Windows服务方式启动。进入“我的电脑”中的“控制面板”，然后双击“管理工具”下的“服务”，可以看到Mail服务已经启动了（图5.1.7）。
图5.1.7 查看IMail服务是否启动
5.2 配置公司邮件用户
现在可以为公司里的每个员工分配具体的账号了，彭彭找了好几期的《电脑报》，又专门到著名的IT站点天极网（www.yesky.com）去看了相关的内容，才小心翼翼地开始具体配置。
5.2.1 建立用户档案
1．单击“开始”菜单，选择“程序”下的“IMail”程序组，单击“IMail Administrator”，第一次进入IMail，它会弹出提示窗口，要求购买此产品（公司没有购买的预算），不用管它，先试用了再说，单击“Continue Evaluation”按钮，进入“IMail Administrator”管理窗口（图5.2.1）。
图5.2.1 IMail Administrator管理主窗口
2．依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost”，然后双击“mail.cn-lan.com”，右击“Users”，在弹出菜单选择“Add User”（图5.2.2）。
图5.2.2 添加新账户
3．在“User ID”文本输入框中输入一个账户的用户名，点击“下一步”按钮（图5.2.3）。
图5.2.3 输入账户名称
4．分别在“First Name”和“Last Name”的文本输入框中输入该员工的姓和名，然后点击“下一步”按钮（图5.2.4）。
图5.2.4 输入该账户的姓名
5．再为该账户设置密码，在“Password”和“Confirm Password”输入相同的密码（图5.2.5）。
图5.2.5 输入密码
【小技巧】如不允许用户自行修改账号的密码，则只需要勾选“User cannot change password”。
6．弹出提示窗口，提示已创建该账户，呵呵，终于成功了。
5.2.2 如何对员工进行使用培训
老板发下话来，让彭彭对公司所有员工进行一次培训，尽快熟悉公司内部邮箱的使用。正好，彭彭刚刚建好邮件服务，还没有来得及进行测试，就将培训过程和测试合在一起吧，谁让培训和测试的步骤基本上一样呢。
一、在客户端用POP协议收发邮件
使用这种方式需要在每个员工的机器上加装邮件客户端软件。
1．先在用户的机器上安装并启动FoxMail邮件客户端软件，单击“账户→属性”菜单，弹出“账户属性”窗口。单击“邮件服务器”，分别在“发送邮件服务器(SMTP)”和“接收邮件服务器(POP3)”的文本输入框中输入地址mail.cn-lan.com，在“POP3邮箱账号”的文本输入框中输入刚才建立的用户名fengyun，然后输入该账号的密码，单击“确定”按钮(图5.2.6)。
图5.2.6 设置POP邮件
2．试着给自己发送一封邮件，在新邮件的“收件人”一栏输入“fengyun@mail.cn-lan.com”，输入主题与正文，单击“发送”按钮将此邮件发送到自己的信箱里(图5.2.7)。
图5.2.7 撰写新邮件
3．收取刚才发送的邮件。呵呵，收到刚才发送的邮件(图5.2.8)，说明IMail通过POP3和SMTP收发邮件功能已经可以正常使用了。
图5.2.8 接收邮件
二、通过Web方式收发邮件
刚才成功验证了使用POP和SMTP协议收发邮件，现在再测试用Web方式是否正常。对了，首先要设置好邮件服务器的域名解析，这点可难不住彭彭。
1．设置好域名解析后，启动浏览器软件，在地址栏中输入http://mail.cn-lan.com:8383（8383是IMail的Web端口号，修改步骤请参见5.4.1节） (图5.2.9)。
图5.2.9 Web登录界面
2．分别在“USERID”和“PASSWORD”的文本输入框中输入账户的名称与密码，然后单击“Logon”按钮。
3．哈哈，进来了！单击“Main”超链接进入收件箱，可以看到收件箱有三封邮件，这是刚才用POP方式发送的验证邮件(图5.2.10)。
图5.2.10 显示有3封邮件
单击Subject下的超链接，可以读取信件，操作完全和在新浪网的免费邮箱里使用一样(图5.2.11)，经过上面的步骤，说明能通过Web接收邮件，接下来再测试能不能发送邮件。
图5.2.11 查看收件箱的邮件
4．单击左上角“Compose”超链接，在“TO”的文本输入框中输入要发送的邮件地址，再次输入fengyun@mail.cn-lan.com发给自己，单击 “Send”超链接将该信发送出去(图5.2.12)。
图5.2.12 通过Web发送邮件
5．再次单击“Main”超链接，又看到了刚才发送的信件已在邮箱中了，Web发信正常。
测试显示彭彭建立的邮箱已经能完成基本的功能了，而且两种使用方式也完全教给了大家，总算是初步完成了老板交给的任务。
5.2.3 设置邮件服务的高级功能
为了减少以后可能出现的问题，彭彭觉得有必要对邮件服务器进行深层次的配置。这不，他又开始了新的尝试。
一、设置邮箱的最大容量与最大邮件数
IMail对新建的账户最大容量与最大邮件数是没有限制的。根据经验，彭彭认为一定要对它进行限制。
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要限制的账户。
2．在右边单击“Directory”选项卡，在“Max Mailbox”的文本输入框中输入需要限制的最大容量，这里是以字节为单位，在“Max.Mailbox Msgs”的文本输入框中输入最大邮件数量，彭彭分别输入的是5242800、200，即最大容量为5M，最大邮件数量为200封(图5.2.13)。在接收邮件时，只要满足最大容量或最大邮件数量的任一条件，这个邮件均不会再接收邮件。
图5.2.13 限制最大容量与最大邮件数
但是如果像这样对每个账户进行限制最大容量或最大邮件数，那简直太残酷了。能不能对用户进行统一管理呢?经过摸索，彭彭终于找到了对IMail的账户进行全局设置的方法，具体步骤如下：
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，单击“Users”，显示如图5.2.14所示的窗口界面。
图5.2.14 对所有用户的全局设置
2．单击右上角“Global User Changes”按钮，弹出“Global Change User Properties”窗口。在“Size in bytes”与“Number of messages in mailbox”的文本输入框中分别输入最大空间与最大邮件数量，单击“Change All accounts”，这样终于改变了所有用户的数据(图5.2.15)。
图5.2.15 设置所有用户的最大空间与最大邮件数
二、设置邮件在服务器上的保存时间
具体操作步骤如下：
1．还是在刚才对所有用户的全局设置界面，单击“Delete Msg’s by Date”按钮，弹出“Delete messages older than”窗口；
2．单击“Number of days”，在文本输入框中输入保存的时间，一般设置为60天比较合适(图5.2.16) ；如果要在指定的时间内删除邮件，则单击“Date”，并输入指定删除的日期。
图5.2.16 只将邮件保持60天
三、暂停某个邮箱
具体操作步骤如下 ：
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要暂停的账户；
2．单击右边的“General”选项卡，然后勾选“Account access disabled”(图5.2.17)，该账户将暂停使用，不勾选“Account access disabled”，该账户又重新启用。
图5.2.17 暂停邮箱的使用
四、修改账户的密码
修改账户密码比较简单，只须进入到如图5.2.14的页面，在“Password”和“Confirm Password”的文本输入框中填入相同的密码。修改后，IMail会弹出提示窗口，询问是否真的要修改密码，单击“是”按钮。
五、自动转发邮件
有时由于空间限制或其他问题，需要将收到的邮件转发到另一个邮箱里，具体操作步骤如下：
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要转发的账户。
2．在窗口右边，单击“General”选项卡，然后在“Forward”右边的文本输入框中输入需要转发的邮件地址（图5.2.18）。
图5.2.18 设置转发邮件
六、自动回复
所有寄来的邮件，都是先由邮件服务器接收，员工再从服务器接收到自己的本机上。有时服务器收到一封信，需要及时回复对方，而员工又没有及时从服务器上接收，这时就需要服务器自动回复对方表示信已收到。具体设置步骤如下：
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要自动回复的账户。
2．单击“Info. Manager”选项卡，勾选“Enable Info Manage for this sub-area”，然后在“Message”列表框中输入自动回复的内容（图5.2.19）。
图5.2.19 设置自动回复邮件
七、拒收广告邮件
老板每天都要收到十封以上的广告邮件，有一次邮件居然还携带有病毒，让老板好不恼火，严厉批评了彭彭办事不力，责令限期解决问题。彭彭这个气受得，立即在服务器端设置了关键字过滤，把什么“赚钱”、“便宜”或“商务”等字眼统统扫进去了。
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要过滤的账户。
2．在右边单击“Inbound Rules”选项卡，然后单击“Add”按钮，弹出“Rules”窗口。
3．在“Select Rule”的下拉列表中选择“If the Subject”，单击“Does not Contain”，在“Search Text”输入需要过滤的关键字，比如“赚钱”，单击“Add Condition”按钮将它添加到“Final Rule”列表框中，再单击“Insert OR”按钮，插入一个关键字OR，然后再重复添加需要过滤的关键字，可以添加多个关键字，单击“OK”按钮（图5.2.20）。
图5.2.20 拒收邮件的关键字
5.3 设置IMail支持多个域名
前几天，彭彭又申请了一个域名pengpeng.com，想在IMail服务器中同时建立一个mail.pengpeng.com，让它为网友服务，拥有pengpeng@mail.pengpeng.com的格式，但又不能影响公司邮件服务器mail.cn-lan.com的运行，也就是说它们相互独立，互不干扰，具体操作步骤如下：
1．首先设置DNS，进入“控制面板→管理工具”，双击“DNS”组件。
2．参见“1.2DNS设置”，将“mail.pengpeng.com”记录添加到DNS服务器（图5.3.1）。
图5.3.1 添加pengpeng.com记录
3．进入IMail管理窗口，右击窗口左边的“localhost”（图5.3.2），然后在弹出菜单中单击“Add Host”,弹出“Create New Virtual Host”，点击“下一步”按钮。
图5.3.2 为IMail添加多个域名
4．在Host Name文本框中输入“mail.pengpeng.com”，其他取默认值，点击“下一步”按钮（图5.3.3）。
图5.3.3 输入所需要的域名 图5.3.4 选择与之对应的IP地址
5．在下拉列表框中选择“mail.pengpeng.com”所对应的IP地址（图5.3.4），然后点击“下一步”按钮；接下来要求输入别名，可输可不输，点击“下一步”按钮；询问文件的存放地址，默认为“C:\IMail\mail_pengpeng_com”，点击“下一步”按钮；最后单击“完成”按钮，完成域名添加。
此时可以在IMail主窗口左边的“localhost”下方看到“mail.pengpeng.com”域名，接下来新建账号，为账号分配权限，所有的操作与在“mail.cn-lan.com”中一样。
5.4 邮件服务器的管理
5.4.1 修改邮件服务器的Web访问端口
前文介绍过，要想通过Web访问自己的邮件，可在浏览器地址栏中输入“http://mail.cn-lan.com:8383”，这里的“8383”是IMail的默认端口，如果像163.com等大型网站只需要输入域名而不用输入端口即可访问邮件该怎么办呢？其实这时只需要将8383改为http的默认端口80即可，具体操作步骤如下：
1．在IMail管理主界面，依次展开“localhost”→“Services”，然后单击“Web Messaging”，在“Web Server Port”的文本框中将“8383”修改为80（图5.4.1）。
图5.4.1 修改Web访问端口
2．修改完成后，单击下方的“Stop”按钮，等它变成“Start”后，再单击“Start”，此步骤是将IMail重启，让设置生效。
5.4.2 邮件服务器改变IP后的应变措施
有时由于某种原因，邮件服务器的IP地址会有所变化，这不，前天突然接到电信局的通知，告之由于电信局机房有所调整，分配给彭彭公司的IP地址过一天后将有所变化，昨天由于服务器的IP地址已经变了，导致邮件服务器处于瘫痪状态，搞得彭彭又受到老总批评。
其实服务器IP变化以后，解决办法也很简单，只要修改注册表即可，具体操作步骤如下：
1．进入“控制面板→管理工具”，双击“DNS”组件，将DNS服务器中的IP地址修改为新IP。
2．单击“开始→运行”，在运行对话框中输入“regedit”。
3．展开“HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Ipswitch/Imail/Domains”，右击IMail使用的IP地址，然后在弹出菜单中单击“重命名”，将它修改为新IP，重新启动计算机（图5.4.2）。
图5.4.2 在注册表中修改IP
5.4.3 备份邮件服务器
为了防止系统突然崩溃，不管使用何种服务，都要养成经常备份的良好习惯，备份IMail的具体操作步骤是：
1．首先备份IMail的系统文件，方法是将“IMail”的整个安装目录树复制下来，*到其他驱动盘中；
2．然后需要备份IMail的注册表。进入IMail管理窗口，依次展开“localhost→General”，单击“Backup”按钮，或打开注册表编辑器，依次选“HKEY_LOCAL_MACHINE→Software→Ipswitch→IMail”，然后用“注册表”菜单中的“导出注册表文件”来实现。
3．恢复时先将备份的“IMail”目录将原来的目录覆盖，再进入注册表编辑器，选中“IMail”，然后用“导入注册表文件”将备份的文件导入即可。
5.5 远程管理IMail
彭彭不能一直呆在邮件服务器这儿，总得四处走走，有时甚至还需要在家里远程管理一下。要远程管理IMail，需要具备以下条件 ：拥有远程管理权限的账户，IMail开启远程管理功能。
一、赋予账户的管理权限
具体操作步骤是：
1．进入IMail管理窗口，依次展开管理窗口左边的“IMail Administrator→Localhost→mail.cn-lan.com”，双击“Users”，单击需要赋予管理权限的账户；
2．在帐户属性选项卡中，勾选“Host administrator”和“IMail system administrator”，切记不勾选“Account access disabled”。
二、开启IMail的远程管理功能
进入“IMail Administrator”管理窗口，依次展开“IMail Administrator→Localhost→Services”，单击“Monitor”，再单击右下方的“Start”按钮（图5.5.1）。
图5.5.1 查看Monitor的状态
如图5.5.1所示，“Status”的状态是Running。
三、远程管理的登录
IMail通过Web方式进行远程管理，具体操作步骤是：
1．启动浏览器软件，在地址栏中输入http://mail.cn-lan.com:8181。
2．单击“logon”超链接（图5.5.2），弹出“输入网络密码”窗口。
图5.5.2 远程管理登录画面
3．分别在“用户名”与“密码”文本输入框中输入具有管理权限的账户与密码(图5.5.3)，单击“确定”按钮。
图5.5.3 输入远程管理账户与密码
4．登录后进入管理页面，左侧显示已开放的服务，右侧显示各项管理功能；在此，根据权限的不同，右边的管理功能也会随之变化，比如在账户权限设定时，未勾 “Host Administrator”，则“Host Administration”下面的两个管理功能将不会被显示出来(图5.5.4)。
图5.5.4 远程管理功能显示列表
四、暂停/启用IMail组件服务功能
下面将介绍如何通过远程管理启用和开放各项服务，具体操作步骤如下：
1．进入远程管理页面，单击“System Administration”下的“Service Administration”超链接。
2．如图5.5.5所示,可单击“STOP”或“START”对各项服务进行暂停或启用。
图5.5.5 启用或停止IMail的某项服务
【注意】有些服务由于未开启远程管理功能，在此不能对它们进行管理，如需要进行管理，则在本地开启远程管理功能即可。
五、通过远程客户端添加一个新账户
1．登录远程管理页面，然后单击“Host Administration”下的“User Administration”超链接，显示“User and Alias Administration”页面(图5.5.6)。
图5.5.6 用户管理页面
2．单击“Add User”按钮，在显示的页面中，输入账户与密码等信息(图5.5.7)，然后单击“Save”按钮保存，如提交成功，则会显示“success successful addition of user test”。
图5.5.7 添加账户信息
六、从远程客户端删除账户
具体操作步骤如下：
1．登录远程管理页面，然后单击“Host Administration”下的“User Administration”超链接，显示“User and Alias Administration”页面，单击“List Users”按钮，显示如图5.5.8页面。
图5.5.8 显示IMail账户列表
2．选中需要删除的账户，单击“Display”按钮，显示该账户的信息(图5.5.9)。
图5.5.9 显示账户的信息
3．单击下方的“Delete User(s)”超链接，将该账户删除。
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