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帖子主题: [分享]Access2002使用技巧 |
xuefengf |
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 发表: 2006-06-08 16:47:18 人气:12923   | 楼主 |
[分享]Access2002使用技巧
4.1 将Access数据输出到Word文档中（微软Office技巧大赛获奖作品）
1.在Access中，打开所需数据库，然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表;
2.选定所需输出数据的行和列;
3.单击“文件”菜单中的“另存为/导出”命令;
4.选择“另存为一个外部文件或数据库”选项，然后单击“确定”按钮;
5.在“保存类型”框中，为输出数据选择格式:如果要创建保持原有数据格式的文档，请单击“RTF格式”;如果要创建普通的文本文件，作为邮件合并数据源使用，请单击工具栏上的“Microsoft Word合并文件”按钮;
6.在“文件名”框中，指定新文档的文件名称;
7.如果以RTF格式保存文档，并且希望马上启动Word打开此文档，请选中“自动启动”复选框;
8.如果要选指定的数据行列，则要选中“选择”;
9.单击“导出”命令完成输出，这样在Word文档中就自动完成了Access数据的导入。
4.2 向Access导入Word文本文件
1.在Word中将文件另存为用逗号分隔或用制表符分隔的文本文件;
2.切换到Access，然后打开新的或已有的数据库;
3.单击“数据库”窗口的“表”选项卡;
4.指向“文件”菜单中的“获取外部数据”命令，然后单击“导入”;
5.单击“文件类型”框中的“文本文件”命令;
6.在“文件名”框中，输入要导入的文本文件的名称;
7.单击“导入”命令，会出现“导入文本向导”对话框;
8.根据“导入文本向导”对话框中的指导进行操作。
如果要查看更多的选项或修改指导项（比如域分隔符），可单击第一个向导对话框中的“高级”命令，在这里你可以对导入规格进行调整;如果要保存指定项，以便下次导入相似的文本文件时可用它们，请单击“另存为”命令。
4.3 巧妙导入网页数据到Access数据库
数据库技术是信息技术的三大热门技术之一，它具备数据仓库的能力，能有效地管理、组织、处理和分析各种数据，通常在建立了数据模型之后，需要收集并输入大量的数据，其中很大一部分数据来自浩瀚广博的lnternet，这些海量的信息资源中，包含了大量有价值的信息，如何将它们导入到数据库呢？通过笔者的实践，发现了一些有用的小技巧，比如可以通过对网页的简单处理，再将其导入到我们使用的数据库之中。这样可以在一定程度上简化数据库的采集工作，从网页中分析并提炼出有价值的信息。
导入过程可以按照以下的步骤进行:
第一步:先将要导入数据库的网页中关键的数据部分进行复制，并粘贴到写字板或者其他文字处理软件，然后再将它们按照纯文本文件格式（文件的扩展名为txt）存盘。
第二步:将要录入的数据部分用文字处理软件加工，按照Access所要求的标准格式用逗号分隔开，或者也可以采用其他格式处理，并在第一行里加入列名，列名必须与要导入的基本表的字段名相同，也用逗号分隔开，然后将处理好的文本文件重新保存。
第三步:在Access数据库中建立相应的基本表格的关系框架，以准备接受要导入的数据，当然如果表格已经存在的话，则不必重新建立。新建的表格须按照关系型数据库的要求进行设计，实际上它们都是二维的表格，在我们的示范中，待录入的数据是某些主板厂商的信息，信息中包含了厂家名称、地址以及网址等，我们可以在Access数据库对象集合中建立好这些基本二维表格（也称为关系），其中包含厂家名称、网址等字段（列），当然基本表格也可以在导入数据的时候进行创建，它是由Access的向导自动生成。
第四步:将操作界面切换到数据库对象基本表集合中去，单击鼠标右键，选择导入命令，选择已经处理过的标准格式的文本文件。这时候，如果文本文件符合Access导入文件的基本要求，我们就可以按照预先规定的导入格式选择，比如在本示范中我们采用了分隔符（如逗号）来分割数据库记录的各个字段值，以换行符号来分割每个记录的导入方式。
第五步:确定进行下一步操作，如果列的数据符合基本表的一致性要求时，相应的行则录入到数据库的基本表中，某些不符合字段值数据类型的行则被删除掉，这样我们就完成了本示范中的数据导入工作。当我们打开这个基本表时，可以看到所有的数据完全正确。
通过这种方法，我们也可以将网页数据导入到其它的数据库中去，比如ORACLE、VFP等其他的数据库的基本表中，只是具体的操作命令和用户界面的形式有所不同。
4.4 在Access中快速插入时间/日期
这里是一些键盘快捷方式，你可以用来在Access表格插入当前时间和日期。
当前日期:按下“Ctrl+;”
当前时间:按下“Ctrl+Shift+;”
当前日期和时间:按下“Ctrl+;”，打出一个空格，然后按下“Ctrl+Shift+;”
注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。
4.5 隐藏Access表中的多个列
如果你需要隐藏Microsoft Access表中的多个非相邻列，同时又不希望重复使用隐藏列命令，以下技巧对你有所帮助。
在数据表视图中，打开包含所需隐藏列的表，点击“格式”菜单中的“取消隐藏列”，在“取消隐藏列”对话框中，清除掉所需隐藏列旁的复选框，点击“关闭”。
注意:你还可以使用这一方法显示或隐藏查询、窗体或被存储的进程中的列。
4.6 隐藏Access中的表
或许出于安全考虑，你不希望Microsoft Access表出现在数据库窗口中。以下就是隐藏这些表的简单方法。要想隐藏表，只需将要隐藏的表用“usys”前缀重命名，这样做可以把该表转换成一个系统对象，而数据库窗口不能查看系统对象。
如果需要查看或访问该表，你可以选择在数据库窗口中显示系统对象。操作方法如下:
单击“工具”菜单中的“选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“显示”一栏下的“系统对象”复选框（图1），单击“确定”即可。
图1
4.7 快速查看Access中的相关数据
在Access中，你可以使用子数据表查看多个表和视图之间的关系并编辑内容，当表的子数据表名属性设置为自动时，Access在一对一关系的表或位于一对多关系的表中自动创建一个子数据表。要想手动插入一个子数据表，可以进行以下操作:
在数据表视图中打开一个表或查询，单击“插入”菜单中的“子数据表”，选择表、查询或两者都选，具体取决于将要以子数据表形式插入的对象的类型。在列表中单击一个表或查询，然后单击“确定”。在试图确定一对多数据库概念时，这一技巧也非常有用。
4.8 在Access工具栏中加入自定义按钮
如果你在Microsoft Access工具栏中加入左对齐和右对齐这样的特殊按钮，创建窗体和报表时，就可以节省时间。
在Access工具栏中加入新按钮的操作是:在设计视图中打开一个Access窗体或报表，在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“工具箱”，在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“自定义”，单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击“窗体/报表设计”;在“命令”框中，找到“左对齐”，点击左对齐图标并将它拖动到工具栏中。重复上述操作加入更多的命令。现在你可以利用你所需的工具来方便地创建窗体了。
4.9 在Access中更改控件的默认属性
如果你在设计一个Microsoft Access窗体时，想自定义所使用的文本框标签，本技巧将向你示范如何做到这一点:
在设计视图中打开一个窗体，单击工具箱上的“文本框→属性”按钮，以打开文本框的属性表，在“自动”标签框中，单击“否”。
4.10 转换你的Access数据库以获得更好的性能
Access 2002自动以Access 2000格式存储所有的数据库文件，这一点对于较小的数据库来说非常重要，使你能够和Access 2000用户共享你的数据库文件。但是，如果你不打算与Access 2000用户共享你的数据库，或者你正在创建一个大数据库，你可以通过把数据库转换成新Access 2002格式来获取更好的性能。Access 2002将用新格式为你创建一个单独的数据库文件，而对你的原始数据库依然保持原样。
把你的数据库转换成Access 2002文件格式，方法如下:单击“工具→数据库实用工具→转换数据库→转为Access 2002文件格式”命令即可。
4.11 打印报表的关系图
报表的正确设计以及它们之间的关系对于构造一个良好的数据库非常关键。Access 2002能够通过数据库中的报表关系生成图形化的表示来帮助你评估设计良好与否。
在“工具”菜单中，单击“关系”，在“文件”菜单中，单击“打印关系”。随即生成一份报告，显示它们在关系窗口中的关系，如果需要的话，可以保存或打印这份报告，然后关闭报告窗口，关闭“关系”窗口。
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